Порядок систематизации учета и ведения правовой документации

Полная информация на тему: "Порядок систематизации учета и ведения правовой документации" от профессионалов для людей понятным языком.

Должностная инструкция юрисконсульта по договорной работе

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность юрисконсульта по договорной работе [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Общество).

1.2. Юрисконсульт по договорной работе назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

1.3. Юрисконсульт по договорной работе относится к категории служащих и подчиняется непосредственно начальнику юридического отдела Общества.

1.4. Юрисконсульт отвечает за:

— своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению;

— соблюдение исполнительской и трудовой дисциплины;

— сохранность документов (информации), содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Общества, доверенные ему в целях надлежащего исполнения возложенных на него задач;

— соблюдение мер безопасности труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности на порученном ему участке работы (рабочем месте).

1.5. На должность юрисконсульта по договорной работе может быть назначено лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное (юридическое) образование и стаж работы в должностях, замещаемых специалистами со средним профессиональным образованием, не менее 5 лет.

1.6. В практической деятельности юрисконсульт должен руководствоваться:

— локальными актами и документами организации (предприятия), регламентирующими работу аппарата управления;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

— указаниями, приказаниями, решениями и поручениями заместителя директора по управлению — ;

— настоящей должностной инструкцией.

1.7. Юрисконсульт должен знать:

— законодательные акты, регламентирующие и финансовую деятельность организации;

— и акты по вопросам деятельности аппарата управления, правовому обеспечению деятельности Общества;

— инструкции, правила и рекомендации по организации офисной работы, правового консалтинга, регламент аппарата управления;

— основы трудового и гражданского законодательства, правоприменительную практику судебных органов, органов государственной инспекции труда;

— организационную структуру Общества, схему взаимодействия аппарата управления с подразделениями и должностными лицами Общества, другими организациями (предприятиями, учреждениями), с которыми Общество поддерживает партнерские связи;

— порядок систематизации, учета и ведения правовой документации;

— порученные ему задачи, их содержание, возможности по решению указанных задач;

— применяемые в работе программные средства обработки документированной информации, () системы правовой поддержки;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— средства вычислительной техники, коммуникации и связи;

— правила и нормы охраны труда.

1.8. В период временного отсутствия юрисконсульта по договорной работе его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функциональные обязанности

Юрисконсульт по договорной работе обязан выполнять следующие трудовые функции:

2.1. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение порученных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.

2.2. Разрабатывать проекты документов правового характера, в том числе проекты договоров, соглашений, контрактов и т.п.

2.3. Осуществлять методическое руководство договорной работой в организации, оказывать правовую помощь подразделениям и должностным лицам в подготовке и оформлении договорной документации.

2.4. Визировать все направляемые на подпись (утверждение) директору организации договоры, соглашения, контракты, касающиеся поддержания (установления) организацией партнерских связей и деловых контактов, осуществления производственной и деятельности.

2.5. Участвовать в подготовке обоснованных ответов на поступающие в адрес организации претензии и рекламации.

2.6. Готовить материалы о хищениях, растратах, недостачах, выпуске недоброкачественной, нестандартной и некомплектной продукции, нарушении экологического законодательства и об иных правонарушениях для передачи их в арбитражный суд, следственные и судебные органы.

2.7. Вести учет находящихся в производстве и законченных исполнением судебных и арбитражных дел.

2.8. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности имущества организации.

2.9. Проводить изучение, анализ и обобщение результатов рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел, практики заключения и исполнения хозяйственных договоров с целью разработки предложений по оптимизации производственной и деятельности организации.

2.10. Проводить правовую экспертизу материалов о привлечении работников организации к дисциплинарной и материальной ответственности на предмет их обоснованности и соответствия законодательству.

2.11. Осуществлять контроль за своевременным представлением подразделениями и должностными лицами справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на претензии.

2.12. Совместно с подразделениями и должностными лицами готовить предложения по внесению изменений в действующие локальные акты и документы по вопросам производственной, деятельности, отмене утративших силу актов (документов).

2.13. Вести работу по систематизации действующих законодательных и актов, производить отметки об их отмене, изменениях и дополнениях.

2.14. Осуществлять информирование руководящего состава организации о действующем законодательстве и изменениях в нем.

2.15. Консультировать работников по правовым вопросам.

2.16. Своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять непосредственному руководителю отчетную и иную служебную документацию.

В случае служебной необходимости юрисконсульт по договорной работе может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, по решению непосредственного руководителя, в порядке, предусмотренном законодательством.

Юрисконсульт по договорной работе имеет право:

3.1.1. Принимать решения в целях правового обеспечения деятельности организации — по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

3.1.2. Готовить и представлять непосредственному руководителю предложения по совершенствованию деятельности аппарата управления.

3.1.3. Участвовать в служебных мероприятиях, в ходе которых рассматриваются вопросы правового обеспечения деятельности, а также касающихся его работы.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Юрисконсульт по договорной работе несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение руководящих документов по бухгалтерскому учету и иных нормативных актов, регламентирующих деятельность по организации и ведению бухгалтерского учета на предприятиях.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

Читайте так же:  Ответственность за нарушение правил благоустройства коап рф

4.1.5. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.6. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.7. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы юрисконсульта по договорной работе осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы юрисконсульта по договорной работе является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы юрисконсульта по договорной работе определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

Осуществляет методическое руководство правовой работой, оказывает правовую помощь в подготовке и оформлении различного рода правовых документов.

Генеральный директор

ООО «Сурков и Партнёры»

«29» июня 2016 г.

_________/Сурков Я.И.

Должностная инструкция

Ведущего юриста

Общие положения

1.1. Ведущий юрист (далее — «Работник») относится к служащим;

1.2. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности ведущего юриста, права, обязанности работника, ответственность, условия работы, взаимоотношения Работника, критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности и непосредственно на рабочем месте в Обществе с ограниченной ответственностью «Сурков и Партёры» (далее — Общество);

1.3. Работник назначается на должность и освобождается от должности приказом Общества в установленном действующим трудовым законодательством порядке;

1.4. Работник подчиняется непосредственно Генеральному директору и Руководителю юридического центра;

1.5. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное юридическое образование;

1.6. Работник должен знать:

1.6.1. Нормативные и методические материалы, регламентирующие производственно-хозяйственную деятельность Общества;

1.6.2. Арбитражное процессуальное, гражданское процессуальное право, основы уголовно-процессуального права;

1.6.3. Гражданское, предпринимательское, коммерческое, административное, трудовое, финансовое, налоговое, иные отрасли законодательства РФ;

1.6.4. Порядок систематизации, учета и ведения правовой документации с использованием современных информационных технологий;

1.6.5. Экономику и организацию производства, труда и управления.

1.6.6. Кодекс корпоративного поведения, основы международного корпоративного законодательства; 1.6.7. Порядок урегулирования корпоративных конфликтов; 1.6.8. Организацию и порядок ведения переговоров;

1.6.9. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

1.6.10. Профиль, специализацию и особенности структуры общества;

1.6.11. Порядок заключения и оформления хозяйственных договоров, коллективных договоров, тарифных соглашений;

1.6.12. Этику общения с государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами;

1.6.13. Структуру государственных органов, органов местного самоуправления, судебных органов;

1.6.14. Правила и нормы охраны труда;

1.6.15. Правила по производственной санитарии и противопожарной безопасности;

1.6.16. Правила внутреннего трудового распорядка;

[3]

1.6.17. Требования, предъявляемые к качеству выполняемых работ, к рациональной организации труда на рабочем месте.

Должностные обязанности

Осуществляет методическое руководство правовой работой, оказывает правовую помощь в подготовке и оформлении различного рода правовых документов.

2.2. Подготавливает материалы о хищениях, растратах, недостачах, выпуске недоброкачественной, нестандартной и некомплектной продукции, нарушении экологического законодательства и об иных правонарушениях для передачи их в арбитражный суд, следственные и судебные органы, осуществляет учет и хранение находящихся в производстве и законченных исполнением судебных и арбитражных дел.

2.3. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности имущества Общества.

2.4. Проводит анализ и обобщение результатов рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел, практики заключения и исполнения хозяйственных договоров с целью разработки предложений об устранении выявленных недостатков и улучшении хозяйственно-финансовой деятельности Общества.

2.5. В соответствии с установленным порядком оформляет материалы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности.

2.6. Принимает участие в работе по заключению хозяйственных договоров, проведении их правовой экспертизы, разработке условий коллективных договоров и отраслевых тарифных соглашений, а также рассмотрении вопросов о дебиторской и кредиторской задолженности.

2.7. Подготавливает совместно с другими подразделениями предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов и других нормативных актов Общества.

2.8. Ведет работу по систематизированному учету и хранению действующих законодательных нормативных актов, производит отметки об их отмене, изменениях и дополнениях, подготавливает справочную документацию на основе применения современных информационных технологий и вычислительных средств.

2.9. Осуществляет информирование работников Общества о действующем законодательстве и изменениях в нем, ознакомление должностных лиц Общества с нормативными правовыми актами, относящимися к их деятельности.

2.10. Консультирует работников Общества по организационно-правовым и другим юридическим вопросам, подготавливает заключения, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно-правового характера.

2.11. Обоснование и принятие решений в пределах своих должностных обязанностей, а также совершение действий, связанных с реализацией правовых норм;

2.12. Предупреждение, пресечение, выявление, раскрытие и расследование правонарушений;

2.13. Осуществление предупреждения правонарушений, выявляние и устранение причин и условий, способствующих их совершению;

2.14. Осуществление правовой экспертизы документов, в том числе выявление в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции;

2.15. Выявление и анализ коррупционного поведения, а также содействие в его пресечении;

2.16. Представление Общества и клиентов Общества в судах, выступая в качестве представителя истца, ответчика, заявителя, подготовка исковых заявлений, заявлений, жалоб, ходатайств и иных документов и материалов для разрешения дела в суде;

2.17. Осуществление разработки учредительных документов;

2.18. Осуществление: проверки соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера;

2.19. Проведение договорной работы: определения форм договорных отношений; разработка проектов договоров; проверка соответствий законодательству проектов договоров, обеспечение нотариальным удостоверением или государственной регистрацией отдельных видов договоров;

2.20. Ведение претензионной работы: обеспечение учета претензий, их рассмотрение; подготовка ответов на поступившие претензии и принятие проектов решений об удовлетворении или отказе в удовлетворении поступивших претензий;

2.21. Участие в разработке документов, касающихся вопросов обеспечения сохранности собственности;

2.22. Представительство в государственных органах, подготовка и направление жалоб на действия должностных лиц государственных органов;

2.23. При необходимости осуществление выездов на переговоры, а также выездов в командировки по служебным вопросам;

2.24. Соблюдение принципов этики юриста;

Читайте так же:  Переоформление права собственности на квартиру между родственниками

2.25. Стремление к саморазвитию, повышение своей квалификации и мастерства;

2.26. Работа с информацией в глобальных компьютерных сетях;

Видео (кликните для воспроизведения).

2.27. Хранение государственной, коммерческой, служебной, адвокатской, юридической и иной тайны.

Права работника

Работник имеет право на:

3.1. Изменение и расторжение договора в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым Российской Федерации, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, правилами внутреннего трудового распорядка, документами, содержащими государственную, служебную, коммерческую, адвокатскую, юридическую и иную тайну, и иными внутренними документами, действующими у Общества (ст.21 ТК РФ);

3.2. Предоставление ему работы, обусловленной договором, должностной инструкцией, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, правилами внутреннего трудового распорядка, документами, содержащими государственную, служебную, коммерческую, адвокатскую, юридическую и иную тайну, и иными внутренними документами, действующими у Общества (ст.21 ТК РФ);

3.3. Рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, правилами внутреннего трудового распорядка, документами, содержащими государственную, служебную, коммерческую, адвокатскую, юридическую и иную тайну, и иными внутренними документами, действующими у Общества(ст.21 ТК РФ);

3.4. Своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы (ст. 21 ТК РФ);

3.5. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков (ст.21 ТК РФ);

3.6. Полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте (ст.21 ТК РФ);

3.7. Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации (ст.21 ТК РФ);

3.8. Объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов (ст.21 ТК РФ);

3.9. Участие в управлении Обществом в предусмотренных Трудовым законодательством Российской Федерации, иными федеральными законами формах (ст.21 ТК РФ);

3.10. Проведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора (ст. 21 ТК РФ);

3.11. Защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами (ст. 21 ТК РФ);

3.12. Разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном Трудовым законодательством Российской Федерации, иными федеральными законами (ст.21 ТК РФ);

3.13. Возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым законодательством Российской Федерации, иными федеральными законами (ст. 21 ТК РФ);

3.14. На обязательное социальное и медицинское страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами (ст. 21 ТК РФ);

3.15. Ведение самостоятельной переписки с государственными, муниципальными и судебными органами по правовым вопросам;

3.16. Представительство в установленном порядке Общества в органах государственной власти, иных учреждениях и организациях по юридическим вопросам;

3.17. Подача отдельным специалистам обязательных для исполнения указаний;

3.18. Ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей;

3.19. Представление предложений по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

3.20. В пределах своей компетенции, сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению;

3.21. Запрашивание через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

3.22. Требование от Общества оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Обязанности работника

4.1. Работник обязуется подчиняться Руководителю Юридического центра и Генеральному директору;

4.2. Добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, должностной инструкцией, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, документами, содержащими государственную, служебную, коммерческую, адвокатскую, юридическую и иную тайну, а также иными внутренними документами, действующими у Общества (ст. 21 ТК РФ);

4.3. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка (ст. 21 ТК РЫ);

4.4. Соблюдать трудовую дисциплину (ст.21 ТК РФ);

4.5. Соблюдать требования инструкции противопожарной безопасности;

4.6. Соблюдение правил требований по охране труда и обеспечению безопасности труда (ст.21 ТК РФ);

4.7. Бережное отношение к имуществу Общества (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у Общества, если Общество несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников (ст.21 ТК РФ);

4.8. Незамедлительное информирование Общества о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества Общества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у Общества, если Общество несет ответственность за сохранность этого имущества) (ст.21 ТК РФ);

4.9. Соблюдение относящихся к его деятельности локальных нормативных актов и иных внутренних документов, принятых у Общества;

4.10. По распоряжению Общества совершать поездки в служебные командировки на территории России и за рубежом. Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы;

ПРАВИЛА СИСТЕМАТИЗАЦИИ ЮРИДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Кодификация и правила ее проведения

Научные подходы к характеристике кодификации

Кодификацию издавна считали видом систематизации наряду с инкорпорацией. Для этого были веские основания: действительно, лучшим способом устранить путаницу со множеством актов является их объединение с отбором, переработкой и согласованием всех необходимых норм.

Однако создание кодекса — дело не только не легкое, но и не быстрое. Практический опыт показывал, что иногда лучше интегрировать множество актов в один без их коренной переработки и дело улучшится, чем годами приближаться к созданию кодекса. Так возник новый вид систематизации — консолидация, занимающая очень близкое положение к кодификации. В 1990-е гг. ученые включили консолидацию в предмет своего изучения.

Одновременно с этим началась переоценка собственно кодификации. Так, В. К. Бабаев полагает, что кодификация относится скорее к правотворчеству, нежели к систематизации.

К этой позиции стоит присоединиться и выдвинуть следующие аргументы:

1) систематизация имеет дело с законодательными актами.

В процессе же создания кодекса дело приходится иметь с правовыми предписаниями;

Читайте так же:  По договору купли продажи удостоверенному нотариально рукин

2) для создания кодекса используется сугубо правотворческий инструментарий, касающийся построения содержания, структуры, логики нормативного акта, использования языка. При инкорпорации эти инструменты не используются.

Таким образом, систематизировать можно лишь то, что имеется. Тем не менее, если создание кодекса позволяет расчистить правовое поле от завалов и нагромождений нормативных актов, то с этой стороны кодификацию можно считать способом упорядочения нормативных документов. Но это только с точки зрения эффекта, который позволяет достичь кодификация, но не исходя из ее сущности.

Понятие кодификации

Кодификация — в интеллектуальном плане самый трудный вид систематизации. Не случайно создание кодекса занимает довольно длительный период и требует объединения усилий множества высококвалифицированных специалистов. Например, для подготовки ныне действующего Гражданского кодекса РФ был создан Центр частного права, где были собраны лучшие специалисты в области цивилистики. Для создания других кодексов (Трудового, Семейного, Уголовно-процессуального и т. д.) также формировались большие коллективы из видных ученых России, опытных практических работников и др.

Кодификация — это упорядочение нормативного массива путем коренной переработки содержания имеющихся в определенной сфере правового регулирования нормативных актов и создания на их основе единого юридически и логически цельного нормативного акта.

Таково понимание кодификации в российской правовой науке. Теперь обратимся к зарубежному опыту. В Европейском Союзе существует слишком вольное понимание кодификации: это издание любых нормативных актов органами Евросоюза (инструкций, директив, постановлений и др.).

Во Франции — центре романо-германской семьи права — кодификацию понимают в узком и широком смысле. В узком смысле кодификация — это процесс создания классических кодексов, в широком — процесс объединения нормативных актов в единый документ, где законодательные нормы, по существу, не пересматриваются, устраняются только противоречия между ними, отсекаются устаревшие положения и т. п. Более того, некоторые французские ученые и соединение нормативных актов в единый сборник готовы считать кодификацией. Здесь уже практически стирается разница между видами систематизации. Однако нельзя сказать, что они не правы. Слово ≪кодекс≫ в переводе с латыни означает ≪книга≫, и тогда получается, что создание системного сборника нормативных актов правомерно называть кодексом.

И все же слова ≪кодификация≫, ≪кодекс≫ все больше употребляются в специальном смысле: как совокупность разрозненных правовых норм, приведенных в форму единого целого.

С развитием общества увеличиваются языковые возможности людей. Это позволяет использовать множество терминов для дифференциации различных правовых явлений. Вряд ли стоит обозначать единым термином ≪кодификация≫ различные виды систематизации. Поэтому использование в российской правовой науке слова ≪кодификация≫ в специфическом смысле представляется оправданным.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Да какие ж вы математики, если запаролиться нормально не можете. 8331 —

| 7267 — или читать все.

Правила формирования дел. Систематизация документов

Систематизировать — значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

Номинальный признак — это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).

Предметно-вопросный признак — это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

Авторский признак является приоритетным при подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).

Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000—2005 годы).

Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения — свыше 10 лет и временного хранения — до 10 лет).

При классификации документов, однако, используют несколько признаков в различных сочетаниях (с обязательным учетом экспертного). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 1999 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.

В практике информационно-документационного обеспечения специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» [7].

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела).

Под формированием дел понимается отнесение дел к определенному комплексу и их систематизация внутри дела, посвященного конкретному виду и классу документной информации.

В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование. Согласитесь: гораздо легче найти документ, который подшит в хронологическом порядке в папку с определенным заголовком, чем если бы этот же документ годами хранился в большом массиве со всеми остальными бумагами, созданными по самым разнымвопросам.

Кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив. Документы по личному составу, как правило, имеют длительный срок хранения — 75 лет, а значит, в определенный момент наступит необходимость готовить их к архивному хранению. И чем лучше будет проведена работа по оформлению текущих дел, тем меньше времени будет затрачено в будущем на их подготовку к длительному хранению.

Итак, кадровые документы формируются в дела уже на стадии делопроизводства. При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002). Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения. Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела. Поэтому, рассматривая технологию работы именно с кадровыми документами, во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами, в т. ч. в архивах, хранящих документы по личному составу.

Читайте так же:  Ответственность за выпуск на линию неисправного транспорта

Дела формируются и хранятся, как правило, в структурных подразделениях, являющихся местом создания и обработки документов. При этом следует руководствоваться правилом: организационно-распорядительные и важнейшие внутренние документы, переписка руководства формируются в централизованной службе ДОУ. В небольших организациях — у секретаря, помощника, референта руководителя.

На каждое поименованное в номенклатуре дело к концу года заводится папка (досье), на которую переносится заголовок, указывается название организации (предприятия), структурного подразделения, индекс по номенклатуре и срок хранения (для постоянного хранения — «Хранить постоянно»).

По мере исполнения документы размещаются в соответствующие папки, подшивка документов в дело осуществляется, как правило, к концу рабочего дня. Исполненные документы (задания, поручения) должны иметь отметку об исполнении. Если документы не вписываются в утвержденную номенклатуру, то они оформляются под резервным номером.

Документы формируются в дело в одном экземпляре, за исключением черновых и дуплетных экземпляров особо важных из них. Копии подшиваются в том случае, если они содержат пометы (визы, резолюции, дополнения), дополняющие данные первого экземпляра.

[2]

Толщина каждого дела не должна превышать 250 листов (30—40 мм). С появлением дополнительных документов формируются новые тома. Документы формируются в объеме одного календарного года. Исключение составляют переходящие (судебные, арбитражные, личные) дела, формируемые в течение всего периода, в том числе и работы конкретного должностного лица. Документы выборных органов и постоянных комиссий формируются за период их созыва, в учебных заведениях — по учебным годам, в театрах — по театральным сезонам и т. д.

Планово-отчетная документация независимо от времени ее создания помещается в дело того года, к которому она относится.

Внутри дела документы размещаются в хронологическом порядке, сочетаясь с вопросно-логическим, т. е. документы подшиваются по мере решения вопроса, причем при формировании переписки документ-ответ подшивается за документом-запросом.

Хронологическое расположение характерно для инициативных документов. Приказы, распоряжения, постановления формируются строго по хронологии. Алфавитная систематизация однородных документов осуществляется внутри дел при использовании таких групповых признаков, как фамилии авторов, названия организаций, корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т. д. Документы с порядковой нумерацией (билеты, квитанции, накладные и т. п.) группируются в нумерационном порядке.

Дела по письменным обращениям граждан (заявления, просьбы, жалобы) формируются отдельно от общей переписки организации.

Как систематизировать архивы документов на предприятии

Приведение документации к последовательному порядку называют систематизацией. Чтобы обеспечить качественное управление компанией, информация в архиве должна быть оперативно найдена и обработана. Архивы создаются в виде электронной или материальной базы данных, а также автоматизируются. Опишем основные правила и требования.

Распределение документов по системе подразумевает следующее:

  • определение метода систематизации;
  • анализ документации от определения в дело до архивации;
  • классификация номенклатуры дел;
  • библиографическое описание.

Правильно проведенная систематизация данных документации позволяет достичь качества показателей не только в делопроизводстве, но и в плане экономии ресурсов организации, рабочего дня персонала. А также немаловажна оптимизация персонала на предприятии, о которой можно почитать здесь.

Методы систематизации

Современные бизнес-процессы невозможны без информационного оснащения — делопроизводства и документооборота. Поэтому необходимо создать и классифицировать базы уже существующих данных, а также поступающую новую информацию, соблюдать требования к систематизации документов.

В классифицирование информации включено:

  • номенклатуру;
  • индексирование;
  • методики поиска, накопления;
  • способы доступа;
  • сортировку запросов;
  • способы предоставления.

Данные распределяются двумя основными способами:

  1. В свободном тексте документы.
  2. Структурированная информация.

Структурирование — это последовательность распределения данных. Применяется стандартный формат, т. е. заполняется чистая форма. Сведения переносятся или на бумажный носитель, или на ПК в текстовом редакторе.

Разделы со сведениями в стандарте называются полями, а заполненные форматы — записями. Собранные записи — это и есть база данных. Все записи распределяются так, чтобы определенную информацию можно было в них несложно найти.

Хорошей особенностью баз данных считается выдача зафиксированных ранее сведений, в которых имеются выходные данные и содержание (от минимума символов до детальной информации).

Архивная классификация может распределяться и по группам в виде:

  • Тематики. Тематическое распределение проводится по тематике пакетов документации.
  • Предмета. Предметное распределение делают в бумагах какой-нибудь одной определенной темы.
  • Авторства. Распределение по авторству подразумевает сортировку по имени одного автора, творческой группы (публикации, тезисы, сообщения, диссертации, доклады).
  • Номинала. Распределение по номиналу проводится для распорядительно-организационной документации одного вида: протоколов, соглашений, приказов, счетов, актов.
  • Хронологии. Определение хронологическое делают по времени создания документов и срокам их хранения (например, годичные балансовые отчеты).

Чтобы четко организовать систематизацию, необходимо заранее предварительно подготовить документацию и собрать ее по определенным признакам. Далее будет следовать повторное распределение по вышеперечисленным группам.

Систематизация документов в делопроизводстве обеспечивает не только оперативный и точный доступ к данным, но и предотвращает несанкционированную утечку сведений. Целью систематизации является также слежение пути документа от даты его определения в производство и до поступления в архив, а в случае окончания актуальности — до уничтожения.

Без систематизации и правильно организованного процесса доступа к документации рабочий процесс любой организации будет затруднен. Это относится не только к коммерческим, но и к государственным структурам: так должным образом сохраняются документы, имеющие научную, историческую, социальную, экономическую, политическую ценность для державы.

Классификация по номенклатуре

Распределять информацию по номенклатуре можно по общим признакам, родству, то есть проводить типизацию. Примером простейшей номенклатурной классификации является группировка по комплексу предметов в «Дело». Всё же, систематизация архива — трудоемкий процесс, зато в дальнейшем такая организация существенно упростит работу, сделает делопроизводство элементарной процедурой.

Существует принятая терминология каталогизации по признакам группировок данных:

Это распределение сведений по типовому виду. К примеру: файлы или папки по проекту промышленного объекта.

Читайте так же:  Соглашение об установлении сервитута земельного участка образец

Признак корреспондентский доминирует при структурировании переписки с любым физическим/юридическим лицом (к примеру, с ИП или областным кадастром недвижимости).

По признаку географическому группируется документация корреспондентов в определенном регионе (к примеру, это может быть переписка между предприятиями-изготовителями Краснодарского края).

По признаку экспертному учитываются сроки архивации документов (хранение временное — до 10 лет; хранение долговременное — более 10 лет).

Документная классификация может выполняться сразу по нескольким признакам в разных сочетаниях, только с условием в обязательном порядке экспертного. Возьмем, к примеру, рубрику дела: «Пакет документов о ремонтно-восстановительных работах на предприятии в течение 2015 года», объединяющий в своем составе корреспондентский, экспертный, авторский признаки.

На практике номенклатура дел распределяется системным перечнем документов в организации, созданных в установленном порядке с обозначением сроков их архивации. Регистрация и архивирование — основополагающие факторы закрепления порядка при аккумулировании бумаг в процессе интенсивной деятельности.

Важно! Фиксация индексов в номенклатуре дел в комплексе документов — это важный элемент, равно как для поиска информации, так и для экспертизы материальных ценностей, а также чтобы обеспечить их сохранность.

В идеале в номенклатурную систему пакетируются: регистрационно-справочные массивы структур компании, всех должностных лиц, картотеки, вне зависимости от степени конфиденциальности, типа носителя, способа фиксации данных. Таким образом, номенклатура дел:

  • классифицирует и группирует исполненные бумаги в дело;
  • систематизирует, индексирует дела и время архивирования;
  • служит главным элементом учета;
  • выступает как единственный элемент учета текущих дел, которые фиксируются документами в течение нескольких лет.

В номенклатуре может группироваться и документация временно действующих подразделений организаций, которые, при необходимости, будут служить для подтверждения полномочий юридической единицы компании или ее ликвидации. А также в производстве дел правопреемников из числа прочих предприятий для продолжения деятельности.

Систематизация по номенклатуре информации в деле максимально охватывает массив документации какого-либо одного вида деятельности, благодаря чему создается реальная возможность комфортного использования любого документа в любой момент.

В делопроизводственной теории различают три разных вида номенклатур:

Корпорации дополняют их документами собственных структурных подразделений.

Типовые и примерные номенклатуры создаются с целью унификации баз данных, они устанавливают состав типовых дел по категориям подразделений организации. Так образуется единая индексация как нормативный документ делопроизводства в системе.

На будущий год составляют номенклатуру дел в завершающем квартале настоящего года, и после утверждения руководителя она становится нормативным актом.

Все перечисленные номенклатуры в систематизации предприятий разрабатываются спецслужбами или архивами ведомств. Целесообразно, чтобы все организации имели свои номенклатуры дел, составленные на основе примерных или типовых. Естественно, что все их заголовки должны соответствовать роду деятельности организации, быть краткими, точными, адресными (по заголовку осуществляется поиск справочно-информационный). Заголовок должен отражать структурно такие аспекты документа:

  • конкретный вид (отчеты, приказы);
  • вид (переписки, подборки, досье);
  • исполнитель, корреспондент, тематика;
  • дата селекции.

Совет: по инструктивной методике рекомендуется сперва размещать сведения организационно-распорядительного характера в порядке от вышестоящих органов. Далее — организационные бумаги (инструкции, положения, уставы). После них — организационные и распорядительные дела самой компании (вердикты правления, распоряжения, приказы). В заключение — данные, в которых содержится информация о плановых отчетах и переписка.

[1]

Редактированные и утвержденные архивом организации документационные номенклатуры ее структурных подразделений апробируются экспертной комиссией, а в итоге визируются этой организацией как хранителем базы данных.

Служба ДОУ (документального обеспечения управления) на базе типовых номенклатур образует сводную номенклатуру. В ее рубриках приводятся наименования структурных подразделений в порядке важности организационно-функциональной деятельности организации и ее штатного расписания. При этом в первом разделе размещается служба ДОУ, а в завершение — общественные структуры.

Деловая индексация

Систематизация документов в архиве призвана обозначать каждое сформированное дело условно. Однородным документам назначаются одинаковые цифровые индексы. Переходящие из года в год дела вносятся в номенклатуру под идентичным индексом.

Индекс всегда состоит из комбинации арабских символов. Например, если это «12–65», то цифра 12 обозначает принадлежность дела к структурному подразделению №12, и оно занимает шестьдесят пятую позицию в номенклатуре.

По правилам ведения дел государственными архивами, номенклатуры унифицируются по таким графам:

  • Индекс дела.
  • Заголовки подразделов.
  • Количество томов.
  • Срок хранения.
  • Примечание (уничтожение, передача в архив).

Если организация (по причине своей подчиненности и т. п.) не сдает документацию на хранение, тогда ее номенклатура согласовывается в вышестоящей региональной или ведомственной организации с экспертной комиссией.

На заметку: созданная номенклатура действует с первого числа первого месяца следующего года. Независимо от изменения целей или функций предприятия, номенклатура остается неизменной, однако, редактируется, предоставляется и согласовывается один раз в пять лет. Каждый год в номенклатуру заносится запись о количестве и категориях дополняющих документов.

Видео (кликните для воспроизведения).

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Систематизация документов сегодня является неотъемлемой частью успешного ведения дел в любой организации.

Источники


  1. Асланов, Р.М. и др. Уголовное право. Особенная часть; СПб: Санкт-Петербургский Университет, 2011. — 236 c.

  2. Изварина, А. Ф. Судебная система России. Концептуальные основы организации, развития и совершенствования / А.Ф. Изварина. — М.: Проспект, 2014. — 304 c.

  3. Вышинский, А.Я. Марксистско-ленинское учение о суде и советская судебная система / А.Я. Вышинский. — М.: [не указано], 2015. — 177 c.
  4. Чухвичев, Д. В. Законодательная техника / Д.В. Чухвичев. — М.: Юнити-Дана, Закон и право, 2012. — 416 c.
  5. Щеглова Л. В. Защита своих прав в судах общей юрисдикции; Омега-Л — М., 2014. — 232 c.
Порядок систематизации учета и ведения правовой документации
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here