Подотчетные суммы на карту сотрудника назначение платежа

Полная информация на тему: "Подотчетные суммы на карту сотрудника назначение платежа" от профессионалов для людей понятным языком.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет

Законодательство не содержит прямого запрета на компенсацию затрат работника в интересах организации. И в то же время не дает конкретных рекомендаций по оформлению данной операции. При этом такого рода операции хотя бы раз возникали в каждой организации.

В случае, если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета (БУ) в федеральных стандартах не установлены способы ведения БУ, то организация сама разрабатывает соответствующий способ (п. 7.1 ПБУ 1/2008).

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Таким образом, Организации необходимо в Учетной политике прописать способ и порядок компенсации расходов работников, произведенных для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику.

На наш взгляд, использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не уместно, так как счет предназначен для расчетов с работниками по суммам, выданным ему в под отчет (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). А подотчетных сумм в этой ситуации работнику не выдавалось.

Для отражения расчетов с сотрудником по нашему мнению более корректным будет использование счета 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:

  1. Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении –»оплатить»).
  2. Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1.
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

Средства, потраченные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые сотруднику организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65). Также данная компенсация не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В 1С операцию лучше всего оформить следующими документами:

  • Поступление (акт, накладная);
  • Списание НДС;
  • Выдача наличных или Списание с расчетного счета. Вид операции – Прочий расход, счет дебета — 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Поступление материальных ценностей

Поступление товаров, материалов, услуг оформляется документом Поступление (акт, накладная) из раздела Покупки – Поступление (акты, накладные).

  • Счет расчета с контрагентами – 73.03 «Расчеты по прочим операциям»;
  • Счет-фактура не регистрируется.

Проводки по документу

Автоматически аналитика по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям»в документе Поступление (акт, накладная) не подставляется. Необходимо, используя ручную корректировку, подставить фамилию работника, который произвел затраты.

Списание НДС

Так как товар приобретался в розницу и счет–фактура не выписывался, к вычету НДС не принимается. На основании документа Поступления (акты, накладные) необходимо создать документ Списание НДС.

Проводки по документу

Компенсация денежных средств, израсходованных сотрудником

Компенсировать затраты сотруднику можно выдачей денежных средств из кассы предприятия: раздел Банк и касса – Касса — Кассовые документы – Выдача наличных. Или перечислением денежных средств на карточку сотрудника: раздел Банк и касса – Банк – Платежные поручения.

  • вид операции – Прочее списание.

Проверка расчетов с сотрудником

Для проверки взаиморасчетов с сотрудником необходимо сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

В заключение добавим, что не рекомендуем пользоваться данной схемой постоянно, предпочитая её старому доброму подотчету. Приобретение товаров (работ, услуг) организацией с оплатой из личных средств работников может иметь проблемы:

  • приобретение может быть рассмотрено налоговыми органами как расходы, понесенные в пользу работников с доначислением НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);
  • при отсутствии договора купли-продажи между работником и организацией налоговый орган может не признать расходы по документам, оформленным на сотрудника, в целях налогообложения.

Также стоит максимально подробно разобраться с процедурой возврата неиспользованных сумм. Возврат неиспользованных подотчетных сумм Непосредственно в законодательстве срок, в течение которого работник обязан вернуть не растраченные средства, не обозначается. Но он должен обязательно указываться в специальной отчетной документации.

Как возместить расходы сотруднику, если деньги под отчет не выдавались?

Большинство работодателей обозначает срок 3 дня. Если по какой-то причине деньги вовремя вернуть работник не смог, то налоговики будут обязаны доначислять НДФЛ как за заработную плату. Возврат средств можно осуществить двумя способами:

  • в кассу предприятия;
  • безналичным переводом.

Сам факт перечисления неиспользованных средств должен быть указан в платежном поручении или же специальной пояснительной записке. Данное требование следует строго соблюдать.

Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу

Осуществить обратное перечисление денежных средств можно:

  1. с помощью безналичного перевода;
  2. в кассе организации.

Факт возврата подотчетных денег необходимо указать:

  1. в платежном поручении;
  2. специальной пояснительной записке.

В случае, когда работнику не удалось в обозначенный срок осуществить возврат, налоговая служба будет обязана отчислить из этой суммы подоходный налог. Итак, занимаясь оформлением назначения платежки для подотчетного лица, необходимо указать, что настоящие денежные средства являются подотчетными. Так вы сможете легко доказать, что отправленные финансы не имеют ничего общего с доходом работника.

Читайте так же:  Разбирательство дела после его отложения начинается сначала

Как перечислить подотчет на карту сотрудника

Существует определенный регламент, он закреплен в действующем на территории РФ законодательстве. Порядок необходимых действий Необходимо помнить, что для сведения к нулю налоговых рисков предприятия при выдаче подотчетных сумм сотруднику для свершения каких-либо трат, требуется сформировать следующие документы: Специальный приказ о направлении работника в командировку по форме №Т-9, Т-9а Максимально точно составленное служебное задание Для этого применяется унифицированная форма №Т-10а Удостоверение для свершения командировочной поездки №Т-10 Данные документы должны быть по прибытии сданы в бухгалтерию и отдел кадров.

Назначение платежа при возврате подотчетных сумм

В таком случае следует уточнить в сотрудников банка, как правильно указать назначение платежа подотчет.

  • Налоговая инспекция может воспринять денежные средства, перечисленные по назначению платежа подотчетному лицу, как заработную плату. В связи с этим налоговые сотрудники могут потребовать удержать из перечисленной суммы НДФЛ. В свою очередь фонды могут затребовать уплатить взносы на социальное страхование.
  • Но если сотрудник не использовал подотчетные средства, он обязан их вернуть.

Возврат подотчетных денежных средств В законодательстве не указывается конкретный отрезок времени, на протяжении которого сотруднику нужно выполнить возврат не использованных подотчетных денежных средств. Но такой срок устанавливается в специальных отчетных документах. Как правило, многие работодатели предоставляют 3-дневный срок.

Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

  • Запишите правильные реквизиты счета, на который должны быть перечислены денежные средства;
  • Пропишите в платеже его назначение, то есть на, что должны быть потрачены деньги.
  • Содержание:
  • Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу
  • Как перечислить подотчет на карту сотрудника
  • Назначение платежа на хозяйственные нужды
  • Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета
  • Выдача денег под отчет безналом на карту работника
  • Назначение платежа при возврате подотчетных сумм

Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу Сегодня нередко возникают ситуации, когда по различным причинам организации необходимо осуществлять выдачу средств своему сотруднику на реализацию всевозможных доходов, связанных с обязанностями.

Назначение платежа: примеры и описание

Инфо

Перечисление на карту заработной платы давно никого не удивляет. Сегодня многие компании перечисляют на карту сотруднику и деньги под отчет. Использование карт сотрудников в расчетах по подотчетным суммам является удобным инструментом и для сотрудника и для организации.

Но в нем говорится о наличных денежных средствах. Законодательно не ограничена выдача в подотчет на карту работника.

Назначение платежа на хозяйственные нужды

Кем осуществляются операции Уполномоченными лицами, на основании решения которых может быть осуществлена рассматриваемая операция, являются:

  • директор – исполнительный, генеральный;
  • главный бухгалтер или же иное уполномоченное лицо;
  • кассир.

Директор и главный бухгалтер, а также все работники в обязательном порядке должны проставить свои подписи на специальном приказе. В противном случае действительным он считаться не будет. Сама же операция по выдаче подотчетных средств осуществляется следующими лицами: Бухгалтером и расчетчиком При перечислении необходимого количества средств прямо на карту Кассиром Если деньги выдаются на руки (обязательно формирование РКО – расчетного кассового ордера) При этом процедура рассматриваемого типа имеет некоторые важные особенности, связанные именно с формой собственности конкретного предприятия.

Назначение платежа в платежном поручении подотчет

Внимание

Готовое обращение передаем руководителю.
  • Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
  • Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.
  • За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы. Заполняем платежное поручение на подотчет Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2018 году».

Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере. Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А.

Назначение платежа под отчет в платежном поручении

При этом следует помнить о необходимости соблюдения достаточно обширного перечня самых разных правил и особенностей подобного действия. Прежде всего, стоит разобраться с назначением платежа в подотчет на карту. Образец его можно будет найти в интернете или же получить консультацию в специализированных организациях, занимающихся подобного рода вопросами.
Обязательным условием проведения подобного рода операции является наличие сотрудника в соответствующем приказе о подотчетных лицах. Не допускается перевод средств на карту работникам, отсутствующим в данном перечне. Данное действие является в обязательном порядке наказуемым.

Важно

Сегодня практически на каждом предприятии имеется специальный документ, в котором обозначается перечень подотчетных сотрудников. Он дает право работодателю осуществлять выдачу средств своему страднику через кассу или же безналичным образом, на карту. При этом следует помнить, что процедура данного типа должна быть соответствующим образом отражена в бухгалтерском учете.

В таком случае ему также через кассу, на основании РКО, выдается определенное количество средств.

Выдача в подотчет на карточку

Оформляем подотчетные деньги правильно

Выдать подотчетные деньги сотруднику организации можно тремя способами:

  • из кассы наличными деньгами;
  • через дебетовую карту, выданную ТОУФК для наличных расчетов;
  • через личную банковскую карту сотрудника.

Причем важно соблюдать целевое назначение подотчетных денежных средств: затраты на хозяйственные нужды учреждения, командировочные или представительские расходы.

Выдать подотчет на карту или наличными можно только сотруднику организации, с которым заключен трудовой и гражданско-правовой договор. Сроки, максимальная сумма и отчетный период должны быть установлены отдельным приказом руководителя.

Порядок оформления подотчета на карту сотрудника с расчетного счета:

    Сотрудник готовит письменное заявление, в котором указывает сумму, целевое назначение, обоснование и срок подотчета.

Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

Готовое обращение передаем руководителю.

Читайте так же:  Проект перепланировки однокомнатной квартиры в двухкомнатную
  • Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
  • Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.
  • За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.

    Заполняем платежное поручение на подотчет

    Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2018 году».

    Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере.

    Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А. написала заявление на выдачу подотчетных денег на приобретение канцелярских товаров (5000,0 рублей) и оплату интернет-услуг (1500,0 рублей). На основании приказа руководителя бухгалтер составил платежные поручения.

    [3]

    Обратите внимание, что при формировании платежки в учреждении бюджетной сферы порядок заполнения поля 24 «Назначение платежа» несколько отличается от общепринятых правил. То есть бюджетники обязаны в поле указывать расходный код бюджетной классификации.

    Образец заполнения №1 — деньги на канцелярские товары

    Проводка: Дебет 0 208 34 560 Кредит 0 201 11 610.

    Образец заполнения № 2 — деньги на оплату интернет-услуг

    Проводка: Дебет 0 208 21 560 Кредит 0 201 11 610.

    Чем грозят ошибки в платежках на подотчет

    Перечисляя подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа заполняйте правильно, иначе у госучреждения возникнут проблемы:

    1. Ошибка в платежном поручении — достаточное основание для банковской или финансовой организации, чтобы отменить платеж. Несвоевременное перечисление подотчетных сумм может стать причиной срыва служебной командировки или иных нарушений.
    2. Неверно составленная платежка — это основание для налоговиков, чтобы выписать штраф. Почему? Некоторые сотрудники ФНС квалифицируют подотчет, перечисленный на карту, как заработную плату и требуют выплаченные деньги подвергать налогообложению (НДФЛ и страховые взносы).

    Министерство финансов России с претензиями налоговиков кардинально не согласно, свою позицию чиновники представили в письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65. Однако, убедить налогового инспектора в правильности учета проще с правильно оформленными документами.

    [2]

    Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

    Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

    • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
    • перечислить задолженность самостоятельно.

    Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

    Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

    Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У. Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель. Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

    Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

    Пример возврата в кассу

    Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

    Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту

    Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета

    Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер

    Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными

    Денежные средства внесены на расчетный счет

    Возврат на расчетный счет

    Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

    Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

    Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

    Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

    КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

    • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
    • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
    • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
    • на госпошлины — 00000000000000000852.

    Пример возврата на расчетный счет

    Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей. По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С. В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

    Читайте так же:  Уволить беременную женщину за невыполнение обязанностей

    В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

    Подотчетные суммы перечислены на банковскую карту секретаря

    helpmsk24.ru

    Выдача и возврат платежных инструментов ведется в журнале учета (Приложение № 2). 6. В случае хищения карты ее держатель обязан незамедлительно уведомить об этом банк. Момент передачи сотруднику платежного инструмента не является выдачей денег. Записи в БУ осуществляются в момент снятия средств.

    Из выписки кредитного учреждения можно узнать точную дату операции, когда была использована подотчетная сумма.

    Назначение платежа на хозяйственные нужды

    Генеральный директор (Ф.И.О.) Налоговый учет Пока сотрудник не предоставил отчет о командировке с документами, подтверждающими движение средств, расходы по НПП не списываются.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Выданные суммы не уменьшают налогооблагаемую базу. Не начисляются страховые взносы и не удерживается налог на доходы.

    НДФЛ Объектом налогообложения является доход, экономическая выгода от операции, выраженная в денежной форме.

    Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

    Сегодня практически на каждом предприятии имеется специальный документ, в котором обозначается перечень подотчетных сотрудников.

    НДФЛ и взносы на соцстрахование.

    ВАЖНО! Минфин России считает данные претензии со стороны налоговой службы неправомерными, о чем указано в его письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

    Об ошибках при учете расчетов с подотчетными лицами читайте в статье «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».

    Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет

    Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:

    • Во-первых, следует иметь в распоряжении реквизиты карточного счета, на который будут переводиться подотчетные суммы, чтобы средства ушли по назначению.
    • Во-вторых, в назначении платежа необходимо прописать, что именно представляют собой эти деньги: подотчетные суммы на командировочные расходы или на приобретение товаров для хозяйственной деятельности организации.

    Порядок учета командировочных расходов в 2018 году см.

    Выплата подотчет назначение платежа

    Назначение платежа при возврате подотчетных сумм

    «О порядке ведения кассовых операций». Следует помнить о достаточно обширной законодательной базе, затрагивающей данный вопрос, и все положения НПД нужно соблюдать.

    Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу

    Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:

      «Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Иванова С.

    Назначение платежа возврат от подотчетного лица

    – внесен остаток средств в кассу.

    Порядок движения платежных инструментов должен быть утвержден приказом руководителя. Образец: ООО (название) Директор (фамилия, инициалы, подпись) 14.03.16 г.

    УТВЕРЖДАЮ: Порядок использования корпоративных карт 1.

    Внимание Данные о PIN-коде – это конфиденциальная информация.

    Держатели платежного инструмента не имеют права ее разглашать третьим лицам.

    Выдача денег под отчет безналом на карту работника

    О сроках и порядке предоставления авансового отчета . К авансовому отчету нужно приложить все документы, связанные с расчетами.

    Работа в «1С 8.

    3» Выдача денег из кассы оформляется расходным ордером с одноименным видом операции.

    В табличной части документа прописывается Ф.И.О. сотрудника, сумма, цель использования средств. Дополнительно указывается, реквизиты какого документа будут выводиться в печатную форму.

    Обычно это паспорт сотрудника. После проведения документа формируется проводка ДТ71 КТ50 на сумму операции.

    Если перечисляются на расчетный счет, то формируется банковская выписка. Вид операции — «Перечисление средств физлицу». Операция осуществляется на основании заявления.
    Это правило касается всех лиц без исключения. На основании этого документа оформляется РКО.

    В заявлении нужно указать сумму, срок выдачи, дату и поставить свою подпись. Проверка Заявление сначала попадает к бухгалтеру. Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами.

    Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя.

    Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ. Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен.

    Заявление также составляется, когда средства нужны руководителю предприятия, так как данные расходы обязательно подлежат бухгалтерской проводке. Получать подотчётные средства можно как наличными в кассе предприятия, так и на карту банка.

    Что касательно срока, на который выдаются деньги, то определяется он руководителем фирмы.

    Внимание Подобного рода операции (задолженности) также необходимо отражать проводками: Дебиторская задолженность Долг предприятия перед работником Кредиторская задолженность Долг работника перед предприятием Следует помнить о необходимости соблюдения правил ведения бухгалтерского учета. В противном случае, при отражении несоответствующим образом, налоговая служба может воспринять ошибки как попытку ухода от налогов.

    В таком случае может быть наложен достаточно серьезный штраф.

    Подобного рода ситуаций необходимо избегать.

    Назначение платежа при возврате подотчетных сумм

    Осуществить обратное перечисление денежных средств можно:

    1. с помощью безналичного перевода;
    2. в кассе организации.

    Факт возврата подотчетных денег необходимо указать:

    1. в платежном поручении;
    2. специальной пояснительной записке.

    В случае, когда работнику не удалось в обозначенный срок осуществить возврат, налоговая служба будет обязана отчислить из этой суммы подоходный налог.

    Итак, занимаясь оформлением назначения платежки для подотчетного лица, необходимо указать, что настоящие денежные средства являются подотчетными.

    Так вы сможете легко доказать, что отправленные финансы не имеют ничего общего с доходом работника.

    Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств. В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты.

    Если локальными положениями организации варианты возврата аванса нерастраченного аванса через электронный банк либо возмещения банковской комиссии по подобному переводу, тогда возвращать сотруднику средства, уплаченные в банк за данную операцию, предприятие не обязано.

    Читайте так же:  Ооо нижегородэнергогазрасчет узнать задолженность по лицевому счету

    В этом случае в колсоглашении либо в локальных положениях компании могут быть установлены:

    • Разновидности командировочных расходов;
    • Размеры данного возмещения расходов;
    • Порядок возмещения;
    • Способы возмещения неиспользованного аванса (например, безналичные, наличные, через электронный банк и прочие);
    • Список необходимых документов, требуемых для того чтобы подтвердить все расходы (это относится и к банковской комиссии или при возврате не потраченного аванса).

    Ели возмещение уплаченной комиссии перечислено в нормативных документах компании, тогда организация может учитывать ее в пункте расходов налога на прибыль, как и прочие производственные расходы.

    Локальные положения организации могут содержать положения о возмещении сотруднику различных расходов производимых с разрешения руководства или без него.

    Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

    • Запишите правильные реквизиты счета, на который должны быть перечислены денежные средства;
    • Пропишите в платеже его назначение, то есть на, что должны быть потрачены деньги.
    • Содержание:
    • Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу
    • Как перечислить подотчет на карту сотрудника
    • Назначение платежа на хозяйственные нужды
    • Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета
    • Выдача денег под отчет безналом на карту работника
    • Назначение платежа при возврате подотчетных сумм

    Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу Сегодня нередко возникают ситуации, когда по различным причинам организации необходимо осуществлять выдачу средств своему сотруднику на реализацию всевозможных доходов, связанных с обязанностями.

    Назначение платежа: примеры и описание

    А правильно оформленные документы помогут избежать вопросов со стороны проверяющих.
    Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.

    • Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.

    За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.

    Заполняем платежное поручение на подотчет

    Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2019 году». Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере.

    Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А.

    написала заявление на выдачу подотчетных денег на приобретение канцелярских товаров (5000,0 рублей) и оплату интернет-услуг (1500,0 рублей). На основании приказа руководителя бухгалтер составил платежные поручения.

    Обратите внимание, что при формировании платежки в учреждении бюджетной сферы порядок заполнения поля 24 «Назначение платежа» несколько отличается от общепринятых правил.

    Деньги выданы под отчет на карту

    Подотчетник хочет, чтобы мы перечислили ему деньги на зарплатную карту. Можно ли это сделать? Какие документы и как оформить для выдачи денег под отчет?

    Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в том числе на зарплатную Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 . Для этого:

    1) в локальном нормативном акте (например, в инструкции для подотчетных лиц) укажите на возможность перечисления подотчетных сумм на банковскую карту работника. Например, так:

    «1.4. На одобренную руководителем сумму подотчета бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер по форме № КО-2 или платежное поручение для перечисления суммы на банковскую карту работника».

    2) получите письменное заявление подотчетника на имя руководителя с просьбой перечислить подотчетные средства на его банковскую карту с указанием ее реквизитов. Он может указать это в заявлении на выдачу денег под отчет, которое должно содержать подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ № 3210-У :

    • сумму, которую надо выдать под отчет;
    • срок, на который выдаются деньги;
    • дату подписания заявления.

    Если вы выдаете аванс наличными, проверьте, нет ли у работника задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных, срок отчета по которой уже наступил. Если такая задолженность есть, деньги под отчет выдавать нельзя подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ № 3210-У .

    А вот если деньги перечисляются на карту работника, задолженность работника по подотчетным суммам не имеет значения, поскольку Указание по порядку ведения кассовых операций не распространяется на безналичные расчеты.

    Заявление о выдаче денег под отчет

    Прошу выдать мне под отчет

    Сорок пять тысяч (сумма в рублях прописью и в круглых скобках — цифрами) рублей ( 45 000 руб.)

    на: хозяйственные нужды (указать цель выдачи денежных средств: хозяйственные нужды, командировочные расходы и др.)

    Указанные суммы прошу:

    перечислить на мою банковскую карту № 1234 5678 8765 4321 (ПАО Сбербанк, г. Москва, БИК 044566287, ИНН/КПП 7726123456/ 772601001, Кор. сч. 30101815800000000127, Лиц. сч. 40702810500000005554)

    На срок 5 ра бо чих дней

    Если руководитель согласен, он подписывает заявление. Оформлять приказ не нужно. После одобрения руководителя работнику выдаются (переводятся на карту) подотчетные суммы.

    В платежном поручении в поле 24 «Назначение платежа» надо указать, что перечисленные средства — подотчетные, чтобы их не спутали с зарплатой или другими выплатами в пользу работника. Например, можно написать: «аванс на хозяйственные расходы» или «аванс на оплату командировочных расходов».

    По окончании срока, на который выданы подотчетные деньги, подотчетник обязан представить авансовый отчет и приложить к нему:

    • документы, подтверждающие оплату расходов картой (слип, квитанцию электронного терминала и т. д.) Письмо Минфина от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877 ;
    • подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т. д.).

    [1]

    Деньги под отчет можно выдать не только работнику, но и человеку, с которым заключен ГПД Письмо ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 .

    Неизрасходованный остаток аванса подотчетник должен вернуть в кассу.

    Как перевести деньги с расчетного счета в подотчет на карту сотрудника

    Можно и на карту, но при условии

    Несмотря на то что выдача в подотчет на карту работника регулируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 №3210-У и относится к кассовым операциям, то есть к операциям с наличными деньгами, Минфин и Казначейство России в совместном письме N 02-03-10/37209, N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 подтвердили возможность осуществлять ее с помощью безналичного расчета — путем перечисления на личную или зарплатную карточку подотчетного лица, работника организации.

    Читайте так же:  Постановление о привлечении в качестве гражданского ответчика

    Однако такое допущение сопровождалось соблюдением ряда условий:

    • возможность безналичной выдачи подотчет должна быть предусмотрена в учетной политике организации;
    • чтобы поступившие суммы физлицу не признали доходом, а также чтобы обеспечить «прозрачность» банковских операций, оформляя платежное поручение на подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа обязательно должно содержать указание, что перечисляемые средства являются подотчетными. Назначение платежа в подотчет на карту (образец формулировки): «Аванс на хозяйственные нужды»;
    • сотрудник должен написать заявление о своем согласии на такое перечисление, в котором в обязательном порядке указываются банковские реквизиты счета его карточки;
    • к авансовому отчету, как и при наличных перечислениях, должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.

    Как можно тратить поступления на личный счет?

    Получив подотчетные деньги на счет своей банковской карты, подотчетник может рассчитываться за произведенные расходы как непосредственно с ее счета, так и наличными. Денежные средства на личном счете никак не обосабливаются, на них не распространяются правила спецсчетов — физлицо вправе распоряжаться ими по своему усмотрению: обналичивать или рассчитываться безналом.

    Это логично, так как получение денег в подотчет обязывает физлицо потратить эту сумму в соответствии с целями, на которые они получены, отчитаться за них и при необходимости возвратить неиспользованную сумму работодателю в пределах установленного срока. Все, как и при выдаче наличных, никаких новых требований по расходованию безнала нет.

    Учитывая, что все поступления на счет физлица становятся формально его собственностью, лучше заранее поинтересоваться об имеющихся в отношении подотчетника открытых исполнительных производств, так как все поступления в таком случае будут списываться в оплату задолженностей. Это, конечно, не снимет с него обязанности отчитаться за расходование подотчетных сумм.

    Неприятности от банка

    Анализ судебной практики (по делам N 33-17131/2016, N 33-1316/2016, Определение от 07.09.2016 N 4г-10455/2016) показывает, что зачастую банки блокируют карты физлиц, на которые поступают подотчетные суммы, без объяснения причин. Связано это с отнесением такого перечисления к сомнительной сделке. Перечисление денежных средств физлицу, не являющемуся предпринимателем, с последующим обналичиванием таких средств, тем более на регулярной основе, оправдывает действия банков в соответствии с законом 115-ФЗ о легализации.

    И только в случае представления документов, которые снимут подозрение банка и подтвердят экономический смысл перечислений, блокировка будет снята. На это нужно время и, возможно, дополнительные судебные расходы.

    Перечисление под отчет на карточку проще и современнее, но предварительно нужно оценить возможные риски: списание поступлений в уплату долгов сотрудника, блокировка счета сотрудника банков до выявления обстоятельств. Поэтому при частых и значительных по суммам перечислениях целесообразнее воспользоваться предложением банка об открытии расчетной карты к счету организации.

    Перечисление подотчетных сумм на пластиковые карты

    Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на счет пластиковой карты работника имеет определенные преимущества по сравнению с традиционным способом – выдачей через кассу. В этом случае нет необходимости оформлять кассовые документы. А также у учреждения появляется возможность выдать деньги под отчет даже тому сотруднику, который находится в другом городе.

    Однако на практике нередко возникают налоговые риски. При налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные на зарплатные банковские карты, признавались заработной платой. Соответственно на эти суммы налоговые органы обязывали доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

    Важно

    Для того, чтобы избежать проблем с налоговиками, необходимо:

    • предусмотреть в локальном нормативном акте (например, в коллективном договоре или учетной политике учреждения) возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления на счет банковской карты сотрудника
    • указывать в платежном поручении, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами
    • иметь правильно оформленный авансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.

    Также на практике возникают ситуации, когда некоторые банки не пропускают платежки на перечисление денег на счет банковской карты работника из-за того, что в назначении платежа указаны подотчетные суммы на хозяйственные, командировочные или представительские расходы.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    По этому поводу в письме Центробанка России от 24.12.2008 № 14-27/513 были даны разъяснения о том, что вопрос о допустимости возмещения расходов, в частности связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников, находится в плоскости применения трудового законодательства.

    Источники


    1. История политических и правовых учений / Н.М. Азаркин и др. — М.: Норма, 2007. — 900 c.

    2. Решения конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации. 1992-2008 (комплект из 7 книг). — М.: Издательский дом «Право», 2016. — 298 c.

    3. Шавалеев, Михаил О неотвратимости юридической ответственности в России / Михаил Шавалеев. — М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2017. — 180 c.
    4. Радько, Т. Н. Проблемы теории государства и права. Учебник / Т.Н. Радько. — Москва: СИНТЕГ, 2016. — 608 c.
    5. Сборник постановлений пленума верховного суда СССР. (1924-1977 гг.) (комплект из 2 книг). — М.: Известия Советов народных депутатов СССР, 2016. — 822 c.
    Подотчетные суммы на карту сотрудника назначение платежа
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here