Письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку

Полная информация на тему: "Письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку" от профессионалов для людей понятным языком.

Уведомление о явке за трудовой книжкой. Образец

На территории Российской Федерации трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения стажа и факта исполнения должностных обязанностей гражданином. Для достижения указанных целей нормативными актами России детально прописан порядок ведения, хранения и выдачи названного формуляра работникам. Если гражданин отказывается от получения книжки или отсутствует на работе, то такому лицу необходимо направить уведомление о явке за трудовой книжкой.

Скачать образец уведомления о явке за трудовой книжкой

Трудовая книжка

Статьей 65 ТК РФ прямо предусмотрено, что новый работник при оформлении на работу должен представить предприятию свою трудовую книжку.

Исключением из этого правила являются случаи:

  • первого оформления гражданина на работу;
  • отсутствия у соискателя формуляра в связи с его порчей, утратой.

При наличии любой из указанных причин организация или предприниматель выдает работнику трудовую книжку.

Названный документ находится у работодателя весь период исполнения физическим лицом должностных обязанностей и возвращается гражданину только в случае его увольнения.

Все записи в трудовую книжку должны вноситься в строгом соответствии с формулировками закона и распорядительных документов предприятия.

Ведение, хранение и заполнение формуляров осуществляется в строгом соответствии с предписаниями Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, а также Инструкцией, введенной в действие Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Несоблюдение предписаний, содержащихся в вышеназванных нормативных актах, может повлечь за собой порчу трудовой книжки или признание записей, содержащихся в ней, недействительными.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Статьей 84.1 ТК РФ установлен порядок действий сторон трудового договора при его расторжении.

В день увольнения гражданина, являющийся его последним рабочим днем, предприятием издается приказ о расторжении трудового договора, с которым физическое лицо должно быть ознакомлено под подпись.

В этот же день гражданину выдаются все причитающиеся ему денежные средства и трудовая книжка, содержащая необходимые записи и отметки.

Согласно пункту 35 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, все отметки, сделанные предприятием в трудовой книжке, должны быть заверены:

  • подписью должностного лица;
  • печатью компании;
  • собственноручной подписью бывшего сотрудника.

Как следует из предписаний пункта 41 вышеназванных Правил, физическое лицо, получающее свою трудовую книжку, обязано подтвердить факт ее выдачи путем проставления подписей в личной карточке и журнале учета соответствующих формуляров.

Без указанных отметок работодатель рискует понести негативные последствия, связанные с невыдачей трудовой книжки.

Работник не получил трудовую книжку

На практике нередки случаи увольнения работников, конфликтующих с предприятием и отказывающихся от получения трудовой книжки. Также сотрудник может отсутствовать на месте в свой последний рабочий день.

В случае наступления вышеуказанных событий нормы законодательных актов Российской Федерации содержат исчерпывающие инструкции, предусматривающие необходимые действия предприятия.

Статья 84.1 ТК РФ указывает, что если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, то предприятие должно выслать ему заказным письмом с описью вложения уведомление о необходимости явиться за формуляром или же согласиться на его направление почтовой связью.

Пунктом 36 Правил, введенных в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, предусмотрена обязанность предприятия направить бывшему сотруднику письменное извещение о необходимости получить трудовую книжку.

Такое сообщение должно быть вручено бывшему сотруднику в руки, что подтверждается его распиской с указанием даты получения уведомления.

Если предприятие проигнорирует описанную обязанность и не направит гражданину уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, то работодатель может быть привлечен к ответственности за невыдачу формуляра. Размер таких негативных последствий определяется неполученным заработком за период с момента увольнения до даты вручения трудовой книжки или направления сообщения.

Не допускается задержка выдачи или невыдача физическому лицу его трудовой книжки по вине работодателя. Помимо того, что на предприятие могут быть наложены финансовые санкции, оно должно будет изменить дату увольнения сотрудника. Указанные последствия прямо вытекают из содержания пункта 35 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Образец уведомления о вручении трудовой книжки

Устанавливая общий порядок действий работодателя при отказе сотрудника от получения трудовой книжки, положения ТК РФ не предусматривают образцы необходимых документов.

Не разработаны примеры соответствующих уведомлений и в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, и в Инструкции, введенной в действие Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

С учетом существенных санкций за невыдачу трудовой книжки содержание сообщения о необходимости ее получения приобретает особое значение.

Как следует из буквального толкования статьи 84.1 ТК РФ, уведомление работника должно содержать:

  • фамилию, имя, отчество гражданина;
  • его адрес жительства;
  • наименование предприятия, направляющего сообщение;
  • исходящий номер и дату;
  • дату увольнения сотрудника;
  • указание на факт неполучения трудовой книжки;
  • информацию о необходимости явиться к работодателю для получения формуляра или предоставить письменное согласие на его направление почтовой связью;
  • адрес для прибытия гражданина и высылки ответа, а также режим работы;
  • фамилию, имя, отчество и подпись ответственного сотрудника;
  • печать работодателя.

Наличие описанных реквизитов позволит утверждать о надлежащем извещении бывшего работника.

Уведомление о получении трудовой книжки

В день прекращения трудового договора с работником работодатель обязан не только произвести с ним окончательный расчет, но и выдать документы, связанные с работой. В первую очередь речь идет о возврате работнику трудовой книжки (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Если этого не сделать, работодателю и его должностным лицам грозит административная ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • предупреждение или штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей;
  • штраф на работодателя-ИП – от 1 000 до 5 000 рублей;
  • штраф на работодателя-организацию – от 30 000 до 50 000 рублей.

Напомним также, что работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им заработок (как за время вынужденного прогула), поскольку задержка выдачи работнику трудовой книжки рассматривается как случай незаконного лишения лица возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ).

Читайте так же:  Паспорт нового поколения с биометрическими персональными данными

Но одно дело, когда работник в день увольнения присутствует на своем рабочем месте. А если его нет или работник отказывается от получения трудовой книжки? Для того, чтобы избежать ответственности за невыдачу работнику трудовой книжки, ему нужно направить письменное уведомление.

Образец уведомления работнику для получения трудовой книжки приведем в нашей консультации.

Составляем уведомление сотруднику о получении трудовой книжки

Уведомление на получение трудовой книжки при увольнении составляется в произвольной форме. Цель уведомления – указать бывшему работнику о готовности работодателя выдать трудовую книжку. В связи с этим работодатель в письме бывшему работнику просит об одном из двух:

  • или явиться за трудовой книжкой;
  • или разрешить ее отправку по почте.

Само уведомление незамедлительно направляется работнику по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Адрес для отправки письма – это адрес места жительства бывшего работника, указанный в трудовом договоре, если, конечно, в договоре не указан иной адрес для обмена корреспонденцией.

[3]

Подтвердив дату отправки уведомления, работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу трудовой книжки в день увольнения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Приведем для уведомления на получение трудовой книжки образец заполнения.

Когда нужно высылать уведомление о необходимости получения трудовой книжки?

Здравствуйте. Сотрудница уволилась по собственному желанию. В день увольнения она взяла обходной лист и больше не вернулась с ним. На следующий день я выслала ей уведомление о необходимости получить трудовую книжку. Нарушила ли я ТК РФ? И еще, позже выяснилось, что она взяла больничный лист со дня увольнения. Спасибо.

Ответы юристов ( 1 )

ТК РФ Вы не нарушили. Вы все сделали правильно. Но в в письменном уведомлении работнице нужно было уточнить ее согласие на отправление трудовой книжки по почте заказным письмом. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Не следует забывать, что направление работнику
трудовой книжки по почте, не получив от него предварительного на это согласия, является нарушением трудового законодательства. Если после уведомления Вы не дождались от работницы письменного согласия на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить и до момента выдачи работницы в течение 75 лет.

Уведомление о получении трудовой книжки

Без нее сложно трудоустроиться, а зачастую она нужна и для оформления иных справок и бланков. Кроме того, именно она является тем документом, который позволяет доказать, что трудовая деятельность у гражданина была и подтвердить накопленный опыт и стаж.

Несмотря на всю глобальность этого бланка для самого работника нередко случается, что при увольнении граждане по тем или иным причинам не забирают этот документ у работодателя. Однако наниматель не может просто кем-то передать трудовую книжку, он обязан выдать ее в соответствии с установленными законодательными нормами. А результатом передачи бланка должно стать уведомление о получении трудовой книжки.

Срок выдачи трудовой книжки

Трудовая книжка – это индивидуальный бланк учета отработанных гражданином периодов. По нормам ТК она хранится:

  1. У владельца во время, когда он не трудоустроен.
  2. У работодателя, на протяжении всего периода, пока сотрудник выполняет свои функции.

Выдается на руки трудовая книжка только в одном случае, если человек увольняется. Все время работы с момента подписания соглашения о начале сотрудничества и до момента его расторжения, именно организация несет ответственность за ее сохранность. Как правило, книжки хранятся в несгораемых сейфах. Если во время рабочего сотрудничества трудящемуся понадобится этот бланк для предоставления в какие-либо инстанции, то предоставляется его заверенная копия. А при утере книжки работодателем именно он обязан заняться ее восстановлением и выдачей дубликата.

В соответствии с установленными нормами трудового законодательства при расторжении рабочих взаимоотношений наниматель обязан:

  1. Рассчитать все компенсационные выплаты и невыплаченную ранее заработную плату и выдать все подсчитанные суммы в последний рабочий день.
  2. В последний день работы отдать увольняемому трудовую книжку на руки.

Выдача бланка фиксируется в специальных журналах и производится пол личную подпись увольняемого. Но что делать, если он не явился за бланком или в силу ряда причин просто не может забрать его?

Не получение работником книжки

Невыдача документа в последний рабочий день увольняемому считается нарушением трудовых норм и может обернуться для работодателя серьезными последствиями. Очевидно, что не в интересах нанимателя препятствовать получению этого бланка. Но что делать, если уволенный сам его не забирает?

Разберем причины, по которым уволенный человек может в установленный день не явиться за данным документом:

  1. Увольнение припало на время больничного. То есть решение было принято ранее, но сам последний день работы припал на время нетрудоспособности.
  2. Работник ушел в отпуск с последующим увольнением, без необходимости выхода на работу по его окончании.
  3. Сотрудник уволен за прогулы и не является для оформления документации.
  4. Иные причины.

В любом случае передача документации должна произойти обязательно.

Даже если уволенный не в состоянии сам приехать за бланком, он вправе отправить своего уполномоченного представителя для его получения.

Но если уволенный не принимает никаких шагов для получения, то вся ответственность по выдаче ложится на плечи нанимателя.

Оформление уведомления

Любое произведенное работодателем действие должно иметь документальные подтверждения, именно поэтому уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку составляется письменно и оформляется с соблюдением особых норм и правил.

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку готовится сотрудниками кадрового отдела. Для его написания не установлено каких-то обязательных бланков, и оно может быть написано в произвольной форме, либо организация разрабатывает свой собственный бланк для внутреннего использования.

В извещение прописывается следующая информация:

  1. Наименование организации.
  2. Его номер и дата составления.
  3. ФИО уволенного.
  4. Адрес получателя.
  5. Название бланка.
  6. Просьба о необходимости получить трудовую книжку.
  7. Указание причины увольнения.
  8. Дата последнего дня работы.
  9. Предложение об отправке согласия на высылку по почте при невозможности явки.

Бланк подписывается начальником отдела кадров с проставлением его ФИО.

С написанием уведомления и его отправкой уволенному не рекомендуется затягивать. Ведь промедление может сыграть против нанимателя, если уволенный работник обратится в суд с претензиями на задержку документа.

Способы отправки работнику

Если расторгший отношения гражданин не явился в последний день работы в организацию для получения трудовой книжки, то уже на следующий день нанимателю необходимо принимать меры для выдачи бланка работнику иным путем. Меры считаются принятыми, как только уведомление о необходимости явиться в организацию и забрать личный документ будет составлено и отправлено. Отправлять извещение стоит почтой, но только заказным письмом. Такой способ отправки позволяет отследить доставку уведомления и его получение. Ведь зачастую вместе с работой, человек меняет и место жительства, а возврат заказного письма уведомит организацию о смене адреса уволенным.

Читайте так же:  Решение о назначении единоличного исполнительного органа образец

В самом уведомлении гражданину предлагаются различные варианты для получения бланка на руки. Самым простым и удобным для организации является личная явка человека, но данный метод не единственный. Гражданин может выбрать возврат способом пересылки трудовой книжки. Для этого он должен в произвольной форме написать заявление-согласие на высылку документа заказным письмом на указанный адрес.

Только после получения письменного согласия работодатель имеет право переслать книжку владельцу, но не раньше.

Расписка в получении книжки

По закону рабочий бланк выдается под подпись. В организациях в обязательном порядке заводятся журналы выдачи трудовых книжек, именно там ставится дата получения бланка на руки, ФИО владельца и его личная роспись. Понятно, что при высылке бланка заказным письмом роспись в журнале не может быть проставлена. В этом случае в журнал вносятся сведения о заказном отправлении с уведомлением. В уведомлении проставляется личная подпись владельца книжки при ее получении от почтальона. Документ может передаваться курьером. В этом случае с владельца берется расписка о получении бланка.

Существует возможность снять с себя ответственность за невыдачу документа даже тогда, когда владелец отказывается от ее получения. Организация в произвольной форме составляет акт об отказе работником забрать бланк. В акте прописываются все обстоятельства дела. Он заверяется комиссионным составом, который утверждается руководителем организации.

Уведомление о получении трудовой книжки

Если работник в день увольнения отказывается от получения трудовой книжки или отсутствует на рабочем месте, то в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан направить ему уведомление (извещение) о необходимости явиться за документом или выразить согласие на отправку его почтой.

Извещение нужно направить по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении или через курьерскую службу доставки.

Таким образом, наличие почтового уведомления (бланка о вручении, переданном работодателю курьерской службой) с личной подписью сотрудника, свидетельствующего о получении письма адресатом, обезопасит работодателя от штрафных санкций за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Уведомление должно содержать:

  • ФИО и адрес сотрудника;
  • наименование работодателя, направившего уведомление;
  • исходящий номер и дату;
  • в основном тексте должны быть указаны: дата увольнения работника, факт неполучения трудовой книжки, а также требование явиться к работодателю или выразить согласие на отправку документа почтой;
  • адрес для явки гражданина или направления ответа почтой, а также часы работы компании;
  • ФИО и подпись ответственного должностного лица.

Порядок действий работодателя, если работник не забирает трудовую книжку после увольнения – уведомление, отправка по почте

На практике встречается, что сотрудник не может или не хочет забирать трудовую книжку после увольнения.

Но что же делать работодателю при таких обстоятельствах.

Ведь он несет обязательство выдачи документа, иначе ему грозит ответственность в форме штрафных санкций.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Что делать, если работник после ухода не получил документ?

Причины неполучения трудовой книжки при увольнении могут быть довольно разнообразными:

  • неприязненное отношение к работодателю;
  • несогласие сотрудника с увольнением;
  • отсутствие на рабочем месте в день расчета;
  • смерть сотрудника.

На самом деле причин бывает намного больше. Здесь приведены лишь самые распространенные из них.

Если работодатель не может в день расчета отдать сотруднику трудовую книжку, он должен направить в его адрес уведомление с просьбой явиться за документом либо дать письменное разрешение на отправку его почтой.

Если уведомление работодателем в кратчайшие сроки не будет отправлено, работодателя можно привлечь к ответственности.

Документальный факт отправки уведомление служит оправдательным документом для организации.

Ответственность для работодателя может быть выражена в форме штрафных санкций, а также компенсации работнику.

За несвоевременное получение трудовой работник вправе требовать возмещение морального вреда и компенсацию за простой в размере среднего заработка за каждый упущенный день.

Такие гарантии предоставляются трудоустроенным гражданам по причине того, что без данного документа его не примут на новое место труда.

Поэтому не в интересах компании задерживать выдачу.

Работодатель должен позаботиться о скорейшем вручении документа его обладателю.

Видео (кликните для воспроизведения).

Читайте также о том, что делать работнику, если работодатель не отдает книжку при увольнении — ссылка.

Как составить уведомление о необходимости получения?

Бланк уведомления на законодательном уровне не имеет специальной формы. Составить его разрешается в свободной форме на белом листе формата А-4.

Рекомендуемые пункты для включения:

  • название компании;
  • кому предназначено уведомление;
  • наименование бланка и о чем он;
  • просьба явиться за трудовой книжкой в организацию в кратчайшие сроки или дать письменное разрешение на отправку по почте;
  • контактные данные;
  • дата и время составления;
  • подпись и расшифровка руководителя.

Важно! Уведомление обязательно подписывает генеральный директор компании. Если будет стоять подпись другого лица, документ можно признать недействительным.

Нельзя допускать ошибок и описок, они могут способствовать признанию бланка недействительным.

Закон не запрещает писать уведомление от руки. Но использование печатной техники поможет создать уведомление более понятным для адресата.

Скачать образец уведомления о необходимости забрать трудовую книжку – word.

Возможно ли передать другому лицу по доверенности?

Разрешается выдача трудовой книжки одним из способов:

  • Личное вручение из рук в руки. Работник является за документом в день увольнения либо в другой удобный для него день.
  • Отправка почтой при наличии письменного разрешения от самого сотрудника. Обязательно отправлять трудовую книжку ценным письмом с описью и отчетом о доставке.
  • Передача документа лицу, на которого сотрудник оформил нотариальную доверенность.
  • Родственникам, при предъявлении свидетельства о смерти сотрудника.

Нотариальная доверенность дает юридическое право на получении документа за сотрудника.

Поэтому выдача не доверенному лицу не будет являться нарушением.

Читайте так же:  Производитель работ прораб в строительстве должностная инструкция

В журнале учета трудовых книжек доверенное лицо поставит свою подпись и сделает отметку с реквизитами нотариальной доверенности.

Как отправить сотруднику почтой – правила и сроки отправки

Когда работодатель получает письменное согласие на пересылку трудовой книжки, он приобретает на это юридическое право. Только процедуру отправки необходимо провести правильно.

Это поможет снять с себя всю ответственности в случае утери документа почтой. Отправить документ обычным письмом категорически нельзя.

[1]

Так как трудовая книжка является ценным документом, его рекомендуется отправлять первым классом с описью о вложении. Заказное письмо всегда можно отследить, что исключит возможность утери документа.

Опись делать обязательно, она поможет исключить возможность утери трудовой книжки из самого письма. Она вкладывается в письмо совместно с трудовой книжкой.

Если опись есть, и трудовая книжка вдруг пропадет, работодателя уже нельзя привлечь к ответственности.

Виновным лицом будет выступать почтовое отделение. Именно к нему сотрудник будет направлять свои претензии.

Опись может оформляться в свободной форме. Также бланк описи можно взять в почтовом отделении.

В описи указывается: кто и кому отправляет документы, перечень вложенных в письмо бумаг с количеством листов, дата и подпись.

Полезное видео

Действия работодателя в случае, если работник не забрал трудовую книжку, можно узнать из данного видео:

По изученной теме выделим несколько основных моментов:

  • Отсутствие работника у работодателя в день расчета не снимает обязательства выдачи трудовой книжки.
  • Если сотрудник не забрал документ в срок, ответственный сотрудник обязан в его адрес направить уведомление о необходимости получения трудовой книжки.
  • Уведомление о необходимости забрать трудовую не имеет специальной формы, оно оформляется в свободном виде.
  • Разрешается отправка почтой ценным письмом с уведомлением, если работник дал на это письменное разрешение.
  • В письмо дополнительно вкладывается опись о вложении, она является гарантией присутствия трудовой книжки.
  • Если трудовая книжка теряется при пересылке, и работодатель сделал все с установленными правилами, его к ответственности привлечь нельзя. Виновной стороной будет почта.
  • Разрешается передача трудовой книжки лицу по нотариальной доверенности, а также родственникам при наличии свидетельства о смерти работника.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Как выглядит уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой: образец установленной формы

Иногда работник уклоняется от получения трудовой книжки в установленные по закону сроки, несмотря на многочисленные предупреждения со стороны работодателя. Когда следует отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, образец документа представлен в этом материале.

Сроки выдачи уведомления

Трудовая книжка предъявляется при устройстве на работу в подтверждение стажа. Ее предоставляют в Пенсионный фонд РФ для установления стажа работы и положенных государственных отчислений.

Формуляр остается на ответственном хранении работодателя до момента оставления сотрудником своих обязательств.

При прекращении отношений со специалистом кадровый отдел возвращает формуляр сотруднику. Передать его необходимо лично в последний день исполнения должностных обязанностей. Если осуществляется перевод обязанности по выдаче документа не предусмотрено, достаточно внести запись на основании соответствующего приказа.

Ответственность за задержку и невыдачу трудовой книжки

Возврат трудовой книжки бывшему сотруднику подтверждается подписью в журнале учета документов строгой отчетности, а также личной карточке с указанием даты.

Если компания не передает трудовую книжку в законный срок, это влечет привлечение к административной ответственности.

Компенсация выплачивается до момента фактической передачи документа работнику.

Когда установлена вина в неполучении трудовой книжки со стороны работника, то переводить на другую должность или выплачивать компенсацию организация не обязана.

Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?

На практике вернуть трудовую книжку работнику иногда не представляется возможным в связи с его отсутствием в последний день работы. Также, как причина рассматривается умышленное уклонение сотрудником от получения формуляра.

При отказе в получении документа на руки в приказе об увольнении должна быть проставлена подпись кадрового работника или руководителя предприятия. Составляется акт об уклонении от получения трудовой книжки.

Незамедлительно на адрес уволенного сотрудника направляется уведомление об обеспечении явки на предприятие для получения документа. В письме указывается на возможность разрешить получение документа Почтой России.

Извещение вручается сотруднику лично, при этом на оповещении проставляется его подпись. Как вариант, если работник не является на предприятие, документ вкладывается в заказное письмо, желательно составление описи.

Как забрать трудовую книжку по почте?

Если работник не является в организацию в установленный срок, то он вправе направить письмо о согласии на направление трудовой книжки почтой. По просьбе сотрудника документ отправляется в течение 3 дней с момента получения уведомления Почтой России. Эта норма установлена ст.84.1 ТК РФ.

Законодательная база

Учет, хранение и выдача трудовых книжек ведется на основании требований нормативных актов:

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку

Трудовая книжка бывшему работнику выдается в день увольнения, который является последним рабочим днем по трудовому договору. Проблема с выдачей возникает в том случае, если работник уволен по статье за прогулы, или последний день трудового договора совпадает с последним днем отпуска, а работник не явился за документами. В таком случае необходимо выслать уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку.

Как уведомить работника о необходимости забрать трудовую книжку с места увольнения

Корреспонденция оформляется ценным письмом с оплаченным уведомлением о вручении, сопровождается описью документа вложения для доказательств того, что письмо о необходимости забрать трудовую книжку отправлено. Дополнительно письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

Рекомендуем направить его работнику заказным письмом с уведомлением о вручении письма получателю. Письмо можете составить в произвольной форме за подписью руководства организации. Конкретную дату получения трудовой книжки работником указывать не обязательно, потому что с этой даты, с которой уведомление направлено работнику, о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправление по почте, работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ).

Работник не забрал трудовую книжку при увольнении

Давайте разберёмся. В том случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. п.36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Читайте так же:  Причинение вреда здоровью повлекшее смерть по неосторожности

В “Правилах ведения и хранения трудовых книжек…”, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. N 225, нет четкой информации о том, по какому адресу нужно направить письмо. Чаще всего его отправляют на адрес, указанный в личной карточке работника. Но, если у работодателя имеются другие адреса, предоставленные сотрудником, направлять документ нужно на все имеющиеся адреса, по которым гражданин может проживать. Это будет свидетельствовать о том, что руководитель принял максимально возможные меры для вручения бланка. Также может быть отправлено повторное уведомление о получении трудовой книжки.

Уведомление о получении трудовой книжки

Как поступить кадровику, если работник не пришел за документом? Прежде всего, нужно зафиксировать этот факт документально и проставить отметку в табеле учета рабочего времени. После этого следует направить гражданину уведомление о необходимости явиться за бланком лично, или дать согласие на его пересылку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи бланка.

[2]

Не допускается задержка выдачи или невыдача физическому лицу его трудовой книжки по вине работодателя. Помимо того, что на предприятие могут быть наложены финансовые санкции, оно должно будет изменить дату увольнения сотрудника. Указанные последствия прямо вытекают из содержания пункта 35 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Уведомление о явке за трудовой книжкой

Ведение, хранение и заполнение формуляров осуществляется в строгом соответствии с предписаниями Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, а также Инструкцией, введенной в действие Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

  • наименование и реквизиты организации;
  • номер документа;
  • дата создания;
  • ФИО сотрудника;
  • адрес, на который будет отправлено письмо;
  • название документа;
  • просьба забрать документ;
  • предложение переслать документ по почте;
  • подпись должностного лица и печать предприятия.

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку

Получение сотрудником трудовой книжки регулируют такие нормативные документы, как Трудовой кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Объективно может, но далеко не всегда суды принимают ее во внимание при вынесении решения, полагая, что отправка корреспонденции таким образом не доказана и свидетельствовать об отправке и вложении в почтовое отправление могут только оформленные почтовые уведомления и опись вложения.

Как доказать отправку уведомления работнику о необходимости забрать трудовую книжку

Поскольку представить на обозрение суда Вы данные документы ен сможете, Вам стоит исходить из того, что имеете. Дополнительно можно подготовить еще реестр отправялемой корреспонденции, почтовая квитанция об отправке письма (если она сохарнилась). Если имеется идентификатор почтового отправления, то по нему через функционал отслеживания почтовых отправлений можно проследить его получение. Но еще раз повторюсь далеко не всегда суд примет все это во внимание в качестве доказательств отправки уведомления.

Также работник вполне может взыскать с работодателя неустойку за то, что тот намеренно удерживает его трудовую. Для того чтобы так не попасться на удочку недобросовестного работника стоит задуматься о составлении акта об отказе получения трудовой книжки.

Что делать, если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку? Пошаговая инструкция

Однако потрудитесь зафиксировать данный факт для того, чтобы в случае, если работник скажет, что подобного не было, вы могли бы предоставить ему неопровержимые доказательства. Более долгий, но и более действенный способ это связь через посылку заказного письма с уведомлением. Работник наверняка получил письмо, если конверт не пришел вам обратно.

В то же время необходимо иметь в виду, что ответственность может наступать только лишь в том случае, если наниматель умышленно или по неосторожности не произвел своевременную выдачу трудовой книжки и окончательный расчет. В том случае, если сам работник уклоняется от их получения, наниматель ответственности не несет. При этом, однако, необходимо иметь в виду, что наниматель должен обладать доказательствами того, что он предпринял определенные действия для соблюдения требований законодательства. В противном случае при отсутствии таких доказательств ответственность, вероятнее всего, будет применена.

Трудовая книжка высылается заказным письмом работнику

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Работник, увольняясь, отказался забрать свою трудовую книжку. Мы направили ему уведомление с просьбой явиться за книжкой или разрешить отправить ее по почте. Если работник даст свое согласие на отправление трудовой книжки по почте, как быстро мы должны это сделать?

Вопрос-ответ 29: Срок, в течение которого работнику должна быть выслана трудовая книжка

Подобный акт — документ, подтверждающий законность действия работодателя в конфликтной ситуации. Он должен быть оформлен на хранение в отдельное дело или в одно дело с документами, имеющими такой же срок хранения. О направлении акта в дело делается отметка в левом нижнем углу документа.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Что делать с трудовой книжкой уволенного работника

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку и расчет. Бланк

Правила перепечатки данного материала на другой сайт

Получить разрешение на перепечатку можно по e-mail

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде—

При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Читайте так же:  Что лучше повышение квалификации или профессиональная переподготовка

Как отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте: подробные правила

Законодательством установлена обязанность отдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника. На практике реализовать требования закона достаточно сложно. Избежать ответственности позволит направление отчетного кадрового документа работнику по почте.

В каких случаях допустимо применение такого способа, как правило, составить заявление на пересылку документа, как оформляется согласие на отправление. Об особенностях оформления писем и взаимодействия с Почтой России вы узнаете из этого материала.

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

Пересылка трудовой книжки по почте возможна исключительно в случаях, предусмотренных законом. К ним относятся:

  • нахождение на должности сотрудника в удаленном офисе, находящемся в другом регионе, чем головное управление компании;
  • увольнение во время командировки или стажировки в отдаленном районе;
  • при отъезде сотрудника в отпуск с подачей заявления на отдых с последующим увольнением;
  • в иных случаях на практике, когда получение документа лично сотрудником не представляется возможным.

Как правильно отправить?

Для процедуры пересылки трудовой книжки характерно несколько важных моментов:

  • отправка документа почтой по инициативе работодателя не всегда уместна. Необходима она только в случаях, когда данная мера допускается положениями законодательства. Не влияет на эти правила и нормы статей 62 и 77 ТК РФ о необходимо передачи трудовой книжки работнику в последний день исполнения им обязательств.
  • направление документа Почтой России возможно только в случаях, когда работник самостоятельно заявил о своем желании получить трудовую книжку по почте. Он может заявить об этом работодателю или дать разрешение на получение книжки таким способом в ответ на уведомление предприятия.
  • даже при увольнении работника в связи с привлечением его к административной или дисциплинарной ответственности требуется предварительное получение письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте.

Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

Если сотрудник не может прийти явиться в кадровый отдел работодателя для получения трудовой книжки в связи с длительным отъездом или по другим причинам, он может подать заявление об отправлении документа почтой.

Форма заявления

Единой формы заявления не установлено. В заявлении должны присутствовать следующие реквизиты:

  • Ф. И. О. работника;
  • название организации и/или ответственного лица кадрового отдела за хранение и выдачу трудовых книжек;
  • название документа – уведомление;
  • сообщение о необходимо отправки книжки по почте;
  • дата составления;
  • собственноручная подпись сотрудника, при представлении его интересов – нотариально заверенная доверенность с указанием полномочия на оформление таких бумаг.

Как написать?

Заявление на направление трудовой книжки почтой работник составляет и подписывает самостоятельно. По нотариально заверенной доверенности такие действия вправе осуществлять законный представитель, защищающий трудовые права сотрудника. Оказать содействие при оформлении договора вправе трудовая инспекция.

Согласие на отправление

Заявление с выражением согласия на получение трудовой книжки по почте составляется в произвольной форме, единого унифицированного вида не существует.

Допускается указание на согласие отправить трудовую книжку по почте следующими способами:

  • вписанием фразы «Согласен на отправление трудовой книжки по почте на адрес работника» при составлении заявления на увольнение;
  • отдельным документом, независимо от факта прекращения трудовых отношений;
  • при направлении телеграммы, удостоверенной работником телеграфа.

Оформление разрешения на отправку трудовой книжки по почте осуществляется в следующем порядке:

  • составляется уведомление и подписывается работником;
  • передается сотруднику Почты России для заверения, в конверт вкладывается опись, дубликат остается у заявителя с отметкой почтового отделения о принятии, требуется заполнение уведомления о получении письма, форма отправления – заказная;
  • документ предъявляется для пересылки, оплачивается пошлина;
  • при получении письма представителем работодателя уведомление возвращается в отделение Почты России или на адрес сотрудника с отметкой о получении.

Как забрать из другого города?

Если сотрудник находится в ином населенном пункте к моменту, когда трудовая книжка должна быть получена у работодателя в связи с увольнением, он может получить документ способами:

  • направив по почте заявление об отправке документа в другой город;
  • выписав доверенность и заверением ее у нотариуса на получение кадрового документа у работодателя во исполнение трудовых прав сотрудника.

Письмо-уведомление

Работодатель в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте или его пребывании в отдаленном районе вправе составить письмо-уведомление о необходимости явки в кадровый отдел или предоставлении письменного согласия об отправке трудовой книжки Почтой России.

Как получить по почте?

При направлении уведомления о необходимости явки за получением трудовой книжки в офис компании или получения согласия на отправку документа по почте, следует правильно оформить получение.

По извещению работник должен явиться в отделение почтовой связи и получить письмо. Трудовая книжка изымается из письма сотрудником самостоятельно. Уведомление заполняется, проставляется подпись в получении и осуществляется его отправка на адрес предприятия в подтверждение выемки письма с документацией.

Если в течение длительного времени сотрудник не является в почтовое отделение, то трудовая книжка хранится до востребования. При истечении сроков она возвращается на предприятие, куда должен явиться работник для ее получения. В ином случае он должен отправить другое заявление с просьбой выслать документ по другому адресу его пребывания.

Законодательная база

Видео (кликните для воспроизведения).

Как осуществляется отправка трудовой книжки по почте, форма уведомления о согласии на пересылку документа прописаны в нормативной базе:

Источники


  1. Омельченко, О. История политических и правовых учений. История учений о государстве и праве; М.: Эксмо, 2011. — 576 c.

  2. Терехова, Ю. К. Корпоративный юрист. Правовое сопровождение предприятия. Практическое пособие / Ю.К. Терехова. — М.: Дашков и Ко, Вест Кей, 2015. — 222 c.

  3. Зайцева, Т. И. Нотариальная практика. Ответы на вопросы. Выпуск 3 / Т.И. Зайцева, И.Г. Медведев. — М.: Инфотропик Медиа, 2016. — 400 c.
  4. Венгеров, А. Б. Теория государства и права / А.Б. Венгеров. — М.: Новый Юрист, 1998. — 624 c.
  5. Теория государства и права в вопросах и ответах:Учебно-методическое пособие. -5-е изд. исп. — Москва: ИЛ, 2015. — 725 c.
Письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here