Письмо контрагенту о погашении дебиторской задолженности пример

Полная информация на тему: "Письмо контрагенту о погашении дебиторской задолженности пример" от профессионалов для людей понятным языком.

Подробная инструкция, как правильно работать с дебиторской задолженностью. Часть 2

В этой части юрист компании Allford Morisson Олег Стречень рассказывает о процедуре взыскания долгов.

Фото с сайта blogspot.com

– В первой части мы говорили о том, какие типы недобросовестных должников существуют и как максимально обезопасить себя от них еще до начала сотрудничества. Сегодня речь об этапах взыскания компаниями долгов и ухищрениях, на которую могут идти дебиторы.

Практика взыскания просроченной дебиторской задолженности в Беларуси показывает, что в большинстве случаев этот процесс делится на три этапа:

Этап 1. Переговоры с должником

Стороны пытаются договориться в ходе личной встречи или телефонных переговоров, не прибегая к переписке или обращению в суд. Этот этап выделяется условно и законодательно он не прописан.

Этап 2. Досудебная переписка

Это обязательный с точки зрения закона этап. Направление претензии должнику – это законодательное требование для дальнейшего обращения в экономический суд. Следует отметить, что не любое письмо с требованием о погашении долга считается претензией.

В претензии должны быть отражены следующие сведения:

  • Требования заявителя
  • Сумма претензии
  • Обоснованный расчет суммы претензии
  • Перечень прилагаемых к претензии документов
  • Иные сведения, установленные законом.

Если вы намерены взыскать не только основной долг, но и штрафные санкции (неустойка, проценты за пользование деньгами), то об этом также нужно указать в первом письме. В противном случае, суд обяжет вас вновь обратиться с претензией к должнику.

Этап 3. Обращение в экономический суд

Существует два основных способа обращения в суд: приказное и исковое производство. Основные различия:

После получения исполнительного документа из суда, у кредитора есть 6 месяцев, чтобы выставить платежное требование к расчетному счету (в банк) должника и попытаться списать деньги с него, не обращаясь к судебным исполнителям (безакцептное списание).

Обращение в банк – обязательное условие для обращения в службу судебных исполнителей. При этом не важно, сколько требование «пролежит» в банке без оплаты – достаточно самого факта обращения. Если достоверно известно, что операций по счетам должника не предвидится, но у него есть имущество, на которое можно обратить взыскание – важно как можно быстрее выставить платежное требование к расчетному счету, затем отозвать его и обращаться с заявлением к судебным исполнителям.

Как взыскать долг с помощью судебных исполнителей

Чтобы взыскать долг, одной из мер судебного исполнителя может стать приостановление операций по счетам должника. Это парализует любую работающую компанию, и, как правило, приводит к 100% взысканию долга в считанные дни. Должники готовы платить, чтобы им дали работать дальше.

Кроме того, судебный исполнитель может арестовывать имущество должника, принудительно взыскивать деньги с его дебиторов, изымать наличные из кассы и т.д. Хуже, если компания-должник (предприниматель) не работает, на счетах отсутствуют деньги, нет ликвидного имущества, которое можно арестовать и продать.

Фото с wordpress.com

К сожалению, в такой ситуации, в подавляющем большинстве случаев, о возврате денег можно забыть. Единственное утешение – возможность «положить на расходы» сумму невозвращенного долга. Тем самым можно уменьшить налог на прибыль.

На практике процент реального исполнения решений суда, дошедших до стадии принудительного исполнения, достаточно высок – в среднем 60-70%. Хуже дела обстоят в Минске и Минском районе. Это деловые центры страны, где в принципе создается и закрывается больше компаний. Здесь же сосредоточено больше всего фирм-однодневок, а также других компаний, «брошенных» хозяевами. В Минске процент реального исполнения решений суда на порядок ниже – 40%.

Как должники уклоняются от погашения долгов

Из-за несовершенства нашего законодательства существуют абсолютно законные способы не платить на разных стадиях взыскания просроченной «дебиторки».

Выделим лишь некоторые из часто встречающихся.

Способ 1. Затягивание времени

Самый безобидный, однако популярный способ. Как правило, принимает следующие формы:

  • Устные и письменные обещания заплатить. Ведется длительная переписка с кредитором, чтобы отсрочить его обращение в суд. Фото сайта kodexrf.com
  • Предложение мирового соглашения в суде. Часто это делается без реального намерения договориться.
  • Заявление ходатайств о рассрочке/отсрочке исполнения решения суда без намерения платить в будущем.

В таких ситуациях рекомендую не идти на поводу у должника, а активно отстаивать свою позицию как на досудебной стадии, так и в суде (заявлением соответствующих ходатайств и отзывов суду).

Способ 2. «Вывод» активов в новую компанию, либо «выделение» долга на новую компанию

Некоторые собственники заранее заботятся о сохранности активов, стараясь провести реструктуризацию бизнеса: выстроить схему работы и управления так, чтобы минимизировать потери в случае претензий контрагентов и госорганов.

Приведу простой пример (названия компаний являются вымышленными – прим. «Про бизнес.»).

Есть ООО «Альфа», занимающееся строительством. В собственности компании находится строительная техника и недвижимое имущество.
В результате реструктуризации из ООО «Альфа» выделяется ООО «Омега». К ней, как к правопреемнику ООО «Альфа» по разделительному балансу, переходит строительная техника и недвижимое имущество. Получаем две компании:

1. ООО «Альфа» – «операционная» компания. Это «рабочая лошадка», которая занимается строительством. Она и примет на себя удар кредиторов. Так как ООО «Альфа» не имеет на балансе имущества, ею можно «пожертвовать» (например, обанкротить), а после открыть другую «рабочую лошадку» – ООО «Альфа-плюс».

Фото с сайта trassae95.com

2. ООО «Омега» – держатель активов. Компания занимается исключительно сдачей в аренду «операционной» компании строительной техники, недвижимости. Другой деятельности она не ведет и должником не бывает.

Зачастую недобросовестные должники также используют законные процедуры реорганизации юрлица исключительно, чтобы не платить долгов. Случай из практики.

В отношении ООО «Альфа» возбуждено исполнительное производство о взыскании в пользу ООО «Бета» 1 млрд белорусских рублей.

В ходе производства из ООО «Альфа» выделяется новое общество ООО «Альфа-плюс». К ООО «Альфа-плюс», согласно разделительному балансу, переходит:

  • Кредиторская задолженность ООО «Альфа» перед ООО «Бета».
  • Дебиторская задолженность ООО «Гамма» перед ООО «Альфа» на аналогичную сумму в размере 1 млрд рублей (заведомо неисполнимая).
Читайте так же:  Система государственной службы включает в себя следующие

ООО «Альфа» – обращается в суд с заявлением о замене должника на ООО «Альфа-плюс». Суд выносит определение о замене.

Итог: вместо действующего ООО «Альфа», обладающего деньгами и имуществом для погашения долга, деньги нужно взыскивать с ООО «Альфа-плюс». У нее из активов лишь дебиторская задолженность ООО «Гамма», взыскать которую практически невозможно.

Фото с сайта fmj.co.uk

К сожалению, эффективных инструментов для борьбы с такими должниками пока нет.

Способ 3. Уход в процесс ликвидации

Этот способ встречается часто. Его суть проста: в случае ликвидации, исполнительные производства, возбужденные в отношении должника, оканчиваются. А принятые принудительные меры – прекращаются.

Учредитель у ЧУП или общее собрание участников (если это ООО,ОАО, ОДО, ЗАО) принимают решение о добровольной ликвидации организации. После чего в регистрирующий орган направляется соответствующее письмо. Далее о ликвидации уведомляется судебный исполнитель, который должен возвратить кредиторам все исполнительные документы в отношении должника. Исполнительные производства останавливаются, а аресты и ограничения, наложенные на должника, снимаются.

Как только это произошло, должник немедленно принимает решение о возобновлении деятельности и выходе из состояния «ликвидации». В результате, такой должник, отделавшись от «преследования» судебных исполнителей, вновь продолжает работу. Кредиторы уверены, что должник ликвидируется, а потому не обращаются к судебным исполнителям.

Должник получает возможность несколько месяцев (до повторного обращения кредиторов к судебным исполнителям) спокойно работать.

Скриншот с сайта Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

Нужно регулярно проверять через интернет-портал ЕГР состояние должника: не «вышел» ли он из ликвидации. И если вышел, то нужно оперативно обращаться в службу судебных исполнителей.

Способ 4. Открытие новых расчетных счетов в других банках

Если у должника арестован расчетный счет, то он может открыть новый, но уже в другом банке. Как правило, судебный исполнитель нечасто обновляет информацию об актуальных счетах должников.

В этой ситуации очень важно всегда быть на связи с судебным исполнителем, требуя от него время от времени делать запросы в налоговую, куда автоматически «стекается» вся информация о счетах должника.

Способ 5. Плата малыми долями

Чтобы «усыпить» бдительность судебного исполнителя и не навлекать на себя весь арсенал принудительных мер, некоторые должники выбирают тактику «признания долга» и активного «сотрудничества». Это проявляется в погашении долга небольшими частями.

Фото с сайта bezsantexnika.ru

Конечно, похожая тактика не всегда говорит о недобросовестности должника. Тем не менее, иногда должник, имея реальные возможности погасить «все и сразу», избирает именно ее, чтобы подольше пользоваться чужими деньгами или из-за личного неприязненного отношения к кредитору. Последнее также нередко встречается.

Совет в этой ситуации один: следует требовать от судебного исполнителя немедленного выявления и ареста имущества должника, а также взыскать средства с расчетных счетов дебитора.

[1]

Способ 6. Открытие новой компании

Простой и повсеместно используемый способ. Если компания погрязла в долгах, то ее учредители просто открывают новую. По закону они не отвечают по долгам учрежденной ими компании. Равно как новая компания не отвечает по долгам уже созданной ранее.

Фото с сайта izhlife.ru

При этом для учредителей, которые открывают новую компанию, важно, чтобы «старая» компания оставалась формально действующей. То есть не находилась в состоянии ликвидации, экономической несостоятельности (банкротства). Ведь в этом случае государственные органы откажут в регистрации новой компании. А даже если она и будет зарегистрирована, суд впоследствии может признать недействительной такую регистрацию и взыскать все доходы бизнеса в доход государства.

К сожалению, эффективного метода борьбы с такими должниками пока нет. Поэтому бизнесу следует внимательно выбирать партнеров и пытаться максимально обезопасить себя еще до начала сотрудничества.

Шаблоны писем по работе с дебиторской задолженностью

Один из самых частых вопросов, звучащих на моих тренингах: «Как собирать дебиторку?». Проблема в том, что все хотят знать не о том, как просто собирать дебиторку, а о том, как сделать так, чтобы клиент отдал тебе деньги, которые он должен, и при этом не потерять с ним очень хорошие отношения, чтобы он и дальше был твоим клиентом. Это сидение на двух стульях часто и порождает просроченную дебиторскую задолженность, основа которой – страх потерять клиентов (которые этим, кстати, умело пользуются).

В любых переговорах существуют определенные этапы. В переговорах по сбору дебиторской задолженности их – пять:

  • напоминание;
  • строгое напоминание;
  • запрос;
  • настоятельная просьба;
  • ультиматум.

Речь идет об этапах, которые начинаются с момента, когда дебиторская задолженность стала просроченной. Конечно, будет лучше, если менеджер своими действиями будет «делать профилактику» возникновения просрочки (сбор документов и предварительный анализ контрагента, напоминание об оплате до срока наступления просрочки и др.).

Переговорный процесс по дебиторской задолженности – это процесс от небольшого давления на клиента до жестких требований вернуть деньги, когда вам уже неважно, будет этот клиент с вами работать дальше или нет, а забрать свои деньги становится более принципиально. Важно помнить, что в этом процессе важна последовательность, не надо ждать, когда у клиента возникнет просрочка в несколько месяцев, и неожиданно для него начинать требовать свои деньги (раньше же вы терпели!). Важно идти постепенно от одного этапа до другого, используя и телефонные звонки, и письма клиенту.

Ниже мы предлагаем вам ознакомиться с тремя шаблонами писем, которые помогут управлять дебиторской задолженностью и влиять на результаты переговорного процесса с должником.

Почему всего 3 письма, а не 5? Эти шаблоны предназначены для менеджеров по работе с клиентами. Письмо-напоминание и письмо — строгое напоминание составляются приблизительно по одной схеме. Отличие состоит только в тоне письма — во втором случае он более строгий. На стадии ультиматума работа с долгами – удел юристов и начальников высокого ранга.

Как общаться с дебиторами, чтобы они не затягивали возврат долгов

Продолжаем публикацию материалов о том, как выстроить эффективную систему управления дебиторской задолженностью. Сегодня речь пойдет о тонкостях общения с должниками. Рассказывает руководитель проекта для финансистов CFOs Territory Наталия Гуринович.

Фото с сайта fb.ru

– Продолжаем рассказывать о том, как компаниям сегодня работать с дебиторской задолженностью. В прошлой статье речь шла о выстраиванию эффективной системы по возврату «дебиторки» и кто из сотрудников должен этим заниматься. Сейчас поговорим, как работать с уже возникшей (или вот-вот возникающей) задолженностью, а также – о психологических тонкостях общения с должниками.

Читайте так же:  Трудовой договор с генеральным директором по совместительству

3 вопроса с ответами, которые должен знать должник

Я рекомендую начать с разъяснительной работы. Желательно письменно уведомить клиента (отправить предварительно составленную памятку по работе с товарным кредитом), а также устно проговорить последовательность действий, ответить вот на эти вопросы:

Вопрос 1: «Почему важно погасить дебиторскую задолженность точно в срок?». Поясните причины:

1. Сохранение доверительных партнерских отношений. Мы стремимся развивать партнерские отношения, доверяем и уважаем выбор клиентов. Поэтому просим с таким же уважением относиться к нашему требованию – погасить дебиторскую задолженность точно в срок.

2. Сохранение преференций и скидок. От вашей финансовой дисциплины зависят будущие условия по работе с нашей компанией.

3. Сохранение репутации. Чем более надежной будет репутация вашей компании, тем более комфортные условия по отсрочке и скидкам вы получите.

4. Предоставление от компании дополнительной скидки за «предоплату».

Вопрос 2: «Что делать, если вы не успеваете оплатить в срок?».

Поясните последовательность действий:

1. Предупредить менеджера по продажам/представителя компании заблаговременно и объяснить ситуацию.

Фото с сайта pond5.com

2. Предоставить гарантийное письмо о том, что вы обязуетесь погасить просроченную задолженность в определенный срок (но не более 30 календарных дней с даты просрочки). А также уплатить пеню.

Вопрос 3: «Что будет, если вы не сможете произвести оплату в оговоренный срок?». Поясните, как компания будет реагировать:

1. Если в течение 3 календарных дней с момента возникновения просрочки не будет предоставлено гарантийное письмо с новыми сроками оплаты и не будет подписано соглашение о продлении сроков, компания выставит досудебную претензию.

2. Если просрочка без гарантийного письма составит более Х календарных дней, компания может утратить право на получение последующих отсрочек.

3. Если на Х календарный день с момента возникновения просрочки вы не рассчитались и не предоставили гарантийное письмо о реструктуризации долга, ситуацию по управлению просроченной задолженностью берет на контроль департамент безопасности компании (коллекторское агентство и проч.).

Если на Х календарный день с момента возникновения просрочки ваша компания не рассчиталась, то мы передаем документы в суд в соответствии с подписанным договором.

Что дает «профилактическая» работа? Клиент понимает, что в вашей компании управление дебиторской задолженностью поставлено системно. Вариант «попользоваться» деньгами бесплатно не пройдет.

Рекомендую обязательно сообщать клиенту о сроке оплаты 3 раза:

  • За 3-5 рабочих дней. Лучше позвонить не только ответственном за закупки, но и бухгалтеру, чтобы напомнить о приближении сроков.
  • За 1 рабочий день. Напомните, что сроки вот-вот наступят.
  • В день возникновения долга. Если клиент утверждает, что деньги «ушли», но у вас их пока нет – попросите копию платежного поручения.

Для эффективного мониторинга сроков оплаты (особенно если должников много) вам скорее всего понадобится ERP-решение, которое будет автоматически напоминать о просрочках клиентов. Данные сотни контрагентов удержать в голове не получится.

Что делать, когда просрочка уже наступила?

Пример 1. Просрочка составила один банковский день. В этом случае продавцу следует позвонить клиенту и выяснить причины нарушения сроков оплаты. Если оттягивать звонок – есть риск, что клиент будет рассматривать сумму долга как несущественную для кредитора. А он должен знать, что партнер контролирует ситуацию и настроен решительно, твердо, но доброжелательно.

Пример 2. Просрочка от 5-6 банковских дней. На электронную почту и факс должника нужно отправить претензионное письмо. Оно должно содержать:

  • Требование: либо оплатить долг незамедлительно, либо предоставить гарантийное письмо с обязательством подписать дополнительное соглашение с датой или графиком погашения задолженности (продления срока дебиторской задолженности). А также с согласием оплатить пеню за продление срока по ставке, отличной от ставки, указанной в договоре.
  • Точная дата, до которой клиент обязан предоставить гарантийное письмо либо вернуть долг (не позднее, чем Х банковских дней с момента нарушения сроков оплаты по сделке).
  • Перенос просроченной оплаты допускается не более одного раза на срок не более 30 календарных дней. Фото с сайта news-burg.ru

Пример 3. Просрочка составила 10-11 банковских дней. Гарантийное письмо не предоставлено, а допсоглашение не подписано. Документы можно передавать департаменту безопасности компании (юридическому отделу, внешним или внутренним коллекторам). В этом случае, начинается либо досудебное взыскание долга, либо подготовка иска в суд.

Видео (кликните для воспроизведения).

Рекомендую сделать все возможное, чтобы вернуть долг и урегулировать вопросы с клиентом в досудебном порядке:

  • Это обойдется компании гораздо дешевле и быстрее
  • После суда, шансы возобновить отношения с клиентом минимальны
  • Как известно, выиграть суд еще не означает получить деньги (сам долг и проценты за пользование чужими деньгами)

Безусловно, в вашей компании могут быть установлены собственные сроки реагирования на просрочку и правила проведения досудебного возврата долга.

Причины: почему клиенты не платят вовремя

Понимая их, проще принимать решения о том, какими способами возвращать долг:

1. Причины экономического характера. Клиент испытывает финансовые затруднения (например, сезонного характера). Сегодня это распространено у предприятия сельскохозяйственного сектора. До начала сделки необходимо узнавать, есть ли у клиента кассовые разрывы и предлагать ему более длительную отсрочку с уплатой процентов. Либо привлекать в качестве финансовых партнеров банки, факторинговые и лизинговые компании.

Если клиент действительно не может платить по графику, нужно реструктуризировать долг, отсрочить его выплату, но с уплатой процентов. В особо сложных случаях – забирать у клиента в счет долга активы или продукцию.

2. Причины «политического» характера.

Например, смена руководства или собственника компании, изменение законодательства в стране – регионе (введение каких-либо запретов или пошлин). Эти причины трудно предвидеть. Универсального решения здесь нет, кроме как застраховать риски невозврата в страховой компании.

3. Действие непреодолимых сил, форс-мажор. Стихийные бедствия, засуха, военные действия. Здесь тоже нет универсального решения, кроме страхования.

Фото с сайта nnm.me

4. Недобросовестный должник. Клиент изначально выбирает тактику «динамить» кредиторов. Принципиальная позиция – максимально долго и бесплатно жить за «чужой счет». Часто в эту категорию должников попадают крупные холдинги.

Читайте так же:  Предварительный договор аренды земельного участка образец

Важно: еще на этапе предоставления отсрочки идентифицировать этих клиентов и тщательно контролировать их долги. Проблема также «лечится» очень жестким отношением к просрочке долгов клиента (например, обращением к коллекторам или в суд). Здесь важно не затягивать принятие мер.

5. Рыночные причины. Возникают, если на рынке большая конкуренция, а предложение превышает спрос. Клиент может манипулировать поставщиками: например, брать у тех, кто дает большую отсрочку.

Если у вашей компании нет ярко выраженных и очевидных для клиента конкурентных преимуществ, этот фактор будет самым существенным и болезненным.

Здесь нужно либо договариваться с клиентом, либо прекратить работу с ним. Скорее всего, он использует вас как «временного поставщика», которого можно в любой момент заменить на нового.

6. Недостатки в ваших бизнес-процессах. Они вызывают ответное негативное отношение клиентов, потерю их лояльности. Например, нарушение сроков поставки, порча товара, большой процент недостачи и брака, медленная работа с рекламациями. Эти недостатки необходимо искоренять, создать отдел сервисного обслуживания клиентов и приемки рекламации. Исправлять ошибки за свой счет.

Популярные отговорки неплательщиков

По моим наблюдениям, у клиентов-неплательщиков стандартный набор отговорок. Поэтому важно уметь с ними работать. Несколько советов из практики:

1. «Виноват» банк (не провел платеж, или провел позже)». Просто попросите копию платежного поручения, чтобы подтвердить оплату.

2. Обещание перечислить деньги (на словах обещает, но действий не предпринимает). Попросите подтвердить факт долга и его величину. Это поможет убедиться, что должник собирается оплатить – по-крайней мере он знает, какую конкретно сумму должен.

Также попросите назвать конкретную дату оплаты. После чего переспросите: «Правильно ли я понимаю, что 5 июня вы выплатите всю задолженность?». Поблагодарите клиента и скажите, что доверяете его словам. Важно общаться именно с тем человеком, который принимает решения.

3. Оправдание проблемами с программным обеспечением или оборудованием. Порядок действий аналогичен. Покажите также, что вы понимаете проблемы клиента.

4. Клиент не согласен с суммой долга. Особенно, если был возврат товара и есть расхождения цифр по актам сверки. В этом случае нужно попросить оплатить сумму, размер которой не вызывает вопросов. По спорным позициям нужно быстро провести внутреннее расследование и направить клиенту копии документов, подтверждающих вашу правоту и новый акт сверки.

5. Если клиент жалуется на недостачу или брак, важно срочно исправить ошибку: выяснить причины появления проблемы. Если проблема подтверждается – заменить негодный товар или поставить недостающий.

6. Клиент ссылается на форс-мажорные обстоятельства. Например, наводнение, засуха, неурожай, низкие закупочные цены на его продукцию и иные «обтекаемые» проблемы.

В этом случае попросите клиента подписать новый график реструктуризации долга с уплатой пени.

Кому должники платят в первую очередь

Мой опыт показывает, что есть категории кредиторов, долги которым возвращают в первую очередь:

1. Те, кого боятся: серьезной компании с отделом безопасности и квалифицированными юристами. Позиционируйте себя именно такой компанией.

2. Те, без чьих услуг бизнес не сможет работать. Например, интернет-провайдеры или транспортные услуги. Зависит от вида бизнеса.

3. Те, кого трудно обмануть. У кого есть информация о движении товаров и денег, внутренних планах и трудностях клиента.

4. Те, с кем у должника длительные личные связи. И кому неудобно отказать.

5. У кого работают настойчивые и упорные специалисты, которые методично и регулярно требуют долг – создают дебитору психологический дискомфорт.

6. Тем, с кем поддерживается хорошая коммуникация, с кем «удобно и приятно работать».

7. Мелким кредиторам. «Не стоит портить репутацию и отношения из-за мелочей».

Все остальные получают выплаты в порядке живой очереди.

Как выстраивать беседу с должниками

Есть несколько принципов общения с должниками, которые помогут вам взыскать долги и сохранить отношения с клиентами:

Избегайте личного. Общайтесь с позиции продавца. «Ничего личного – таковы правила работы в нашей компании». Относитесь уважительно. Не нужно оскорблять и задевать достоинство клиента – это только усугубит конфликт.

Уверенность. Не извиняясь и не оправдываясь. Вы отстаиваете свои права.

Фото с сайта bloomberg.com

Конкретность. Четко фиксируйте все договоренности: гарантия оплаты должна быть положена на бумагу и подписано дополнительное соглашение об уплате пени за период пролонгации долга. Мотивируйте платить быстрее. Указывайте на бонусы, которые принесет клиенту своевременная оплата и негативные последствия просрочки.

Настойчивость. Общайтесь до тех пор, пока не получите четкий результат: либо оплата, либо гарантийное письмо, либо прямой отказ (в этом случае в дело вступают служба безопасности и юридический отдел).

Руководитель проекта CFOs Territory (площадка для профессионального общения и обмена опытом финансистов Беларуси).

С 1998 по ноябрь 2014 финансовый директор и член совета директоров ГК «Белагро» (торговля запасными частями и сельскохозяйственной техникой, сервис, логистика на 4 рынках: Беларусь, Россия, Украина и Казахстан).

Письмо о погашении дебиторской задолженности — образец

Письмо о погашении дебиторской задолженности — образец его может понадобиться вам для ведения деловой переписки. В чем заключаются особенности применения этого документа и в какой структуре он может быть представлен?

Для чего составляется письмо о погашении дебиторки

Письмо о дебиторской задолженности — документ, который может применяться в деловой переписке между компанией, являющейся управомоченной стороной по договору, и хозяйствующим субъектом, который имеет статус обязанной стороны. При этом рассматриваемое письмо может составлять как первая, так и вторая сторона в зависимости от цели, с которой формируется документ.

Управомоченная сторона (чаще всего письмо составляет именно она) может формировать документ в целях:

  • уведомления обязанной стороны о скором истечении срока погашения текущей дебиторки;
  • уведомления обязанной стороны о наличии просроченной непогашенной дебиторки;
  • информирования обязанной стороны о своем намерении взыскать дебиторку в судебном порядке.

В свою очередь, обязанная сторона может составить письмо о погашении дебиторской задолженности в целях:

  • информирования управомоченной стороны о своем несогласии с предъявляемой величиной задолженности (например, по факту выявления расхождений в оправдательных документах);
  • информирования управомоченной стороны об объективной невозможности погасить долг в силу финансовых сложностей;
  • вынесения предложения управомоченной стороне реструктурировать долг.
Читайте так же:  Субвенции из федерального бюджета бюджетам субъектов рф

Безусловно, это не исчерпывающий перечень целей, которые могут преследовать стороны правоотношений, обмениваясь подобными письмами. Но в практике деловых отношений данные цели можно отнести к наиболее актуальным.

И все же чаще всего рассматриваемое письмо направляется кредитором. Изучим, в какой структуре оно может быть представлено и какие формулировки в нем могут применяться.

Как выглядит образец письма о дебиторской задолженности и где его можно скачать

Письмо может состоять из следующих блоков:

1. Блока с основными реквизитами:

  • датой составления, номером документа;
  • наименованием (например, «Уведомление о наличии дебиторской задолженности»);
  • указанием адресата («генеральному директору ООО»).

2. Текстового блока, отражающего факт установления правоотношений между составителем и получателем письма по договору (с указанием даты его подписания и номера).

3. Текстового блока, отражающего факт выполнения составителем письма своих обязанностей, например своевременной поставки тех или иных товаров и услуг на такую-то сумму. При этом в письме могут быть приведены реквизиты документов, подтверждающих это, например актов приемки, выполненных работ, накладных.

4. Текстового блока, отражающего факт невыполнения получателем письма своих обязательств в срок по соответствующему договору.

[3]

5. Текстового блока, отражающего пожелания или намерения управомоченной стороны. Например, это могут быть формулировки:

[2]

  • о пожелании скорейшего исполнения контрагентом своих обязанностей;
  • о готовности к переговорам по реструктуризации дебиторки, взаимозачете;
  • о намерении обратиться в суд в целях взыскания дебиторки.

Здесь же следует обозначить крайние сроки получения ответа от обязанной стороны по письму или же осуществления данной стороной иных практических действий.

Письмо обычно подписывается генеральным директором компании-отправителя.

Скачать образец письма о погашении дебиторки вы можете на нашем портале.

Составителем письма о дебиторской задолженности может быть как управомоченная сторона по договору (чаще всего), так и обязанная. В документе следует последовательно отразить сведения о юридических основаниях возникновения задолженности, а также корректно сформулировать пожелания и намерения относительно решения проблемы с имеющейся дебиторкой.

Узнать больше об особенностях работы с дебиторской задолженностью вы можете в статьях:

Письмо контрагенту о погашении дебиторской задолженности пример

Задолженность, числящаяся за дебиторами, представляет собой один из ликвидных активов предприятия. Вместе с тем, эти долги могут стать причиной нестабильности финансового положения организации и даже в перспективе вызвать ее банкротство.

С целью снижения рисков убыточности предприятия принято проводить сравнение дебиторской задолженности с кредиторской для выявления баланса активов.

Что представляют собой долги дебиторов, по какой причине они возникают и как учитываются в бухгалтерии. Подробнее о методике расчета долгов и их мониторинг, последствиях значительного увеличения в этом материале.

Что это такое

Под дебиторской задолженностью понимаются средства, срок выплаты которых не наступил по договору или истек. Под определение попадают все долговые обязательства, числящиеся за юридическими лицами и гражданами по совершенным ими сделкам.

Для обеспечения стабильной деятельности организации необходимо, чтобы сумма дебиторской задолженности была равна или не более, чем в 2 раза была выше кредиторской.

Значительное повышение или снижение показателя требует введения мер по оптимизации деятельности предприятия с целью недопущения его убыточности.

Понятие

Определение впервые было введено на законодательном уровне с принятием поправок в ст.76 Закона об исполнительном производстве. В документе указано, что судебные приставы могут налагать арест и делать опись не только в отношении имущества, но и дебиторской задолженности, отнесенной к категории высоко ликвидных активов предприятии.

Иными словами, дебиторская задолженность представляет собой обоснованные требования фирмы к своим должникам по различным обязательствам.

Важно: в контракте задолженность никогда не обозначается как дебиторская, этот термин используется в бухгалтерском, налоговом учетах и при ведении исполнительного производства ССП РФ.

Причины возникновения

В зависимости от оснований появления выделяются:

  • задолженность по расчетам за услуги и товары, время проведения которых еще не наступило;
  • долги по платежам за поставку товаров или выполнение работ, если сроки их перечисления истекли по договору;
  • выплаты по выписанным векселям;
  • по расчетам с бюджетами всех уровней;
  • по оплате в пользу персонала компании.

Письмо о дебиторской задолженности и его образец

Досудебной стадией рассмотрения спора о возврате долга является направление в адрес дебитора письма о необходимости выплаты средств. В случаях, когда это предусмотрено договором между сторонами, претензионный порядок может считаться обязательным

Без его прохождения иск суд не примет, выдав определение о том, что требуется сначала попробовать взыскать деньги в мирном порядке.

В уведомлении должны содержаться сведения о сторонах обязательств, их наименования, адреса нахождения, реквизиты свидетельств о регистрации или ФИО гражданина с адресом постоянной регистрации, если деньги истребуются из-под отчета сотрудника или иного представителя организации.

В тексте обязательно описываются обстоятельства предоставления исполнения – отгрузки товаров, выполнения работ, номер и дата заключения договора, его наименование, с требованием о выплате определенной суммы в срок, указанный в соглашении или при необходимости – дополнительно согласованный сторонами.

При отправлении письма компанией документ заверяется подписью уполномоченного лица, печатью. Уведомление вручается лично дебитору под подпись или отправляется заказным письмом, что подтверждает факт получения его контрагентом в случае возникновения спора.

Ответа на претензию может не последовать при игнорировании требований кредитора, равно дебитор вправе попросить отсрочки или рассрочки внесения платежей, исходя из своего материального положения, признать долг в части или полностью, отказаться от выплат по объективным причинам по причине, например, отсутствия отгрузки товара получателю.

Скачать письмо-уведомление с требованием о выплате задолженности можно по ссылке.

Справка и ее образец

Установление дебиторской задолженности осуществляется по каждому договору и контрагенту отдельно, затем формируется единая сумма в балансе.

Первичным этапом является проведение инвентаризации долгов, что фиксируется соответствующим актом. Приложением к нему служит обязательно справка с пояснением финансиста или бухгалтера.

Назначением справки является:

  • предъявление в суд в случае возникновения споров между хозяйствующими субъектами;
  • отчетность при подотчетности другой организации, например, в случаях с дочерними предприятиями.

В первом случае обычно документ оформляется в произвольной форме на фирменном бланке. Во втором имеет унифицированный вид.

Самая распространенный принят на основании постановления Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88, бланк документа форма № ИНВ-17. В ней отражаются данные о проведении инвентаризации кредиторской и дебиторской задолженностей.

Также в практике используется документ, утвержденный под номером 3 к приказу Минюста от 30.07.1999.

Читайте так же:  Постановление пленума верховного суда об исковой давности

Меры для уменьшения дебиторской задолженности рассматриваются на этой странице.

О чем говорит увеличение

В увеличением показателя дебиторской задолженности связаны следующие риски:

  • предприятие не может оплатить текущие расходы, покрыть займы, что в итоге приведет к накоплению долгов, как следствие при задержке выплат сроком более 3 месяцев кредиторы вправе инициировать процедуру банкротства;
  • увод из оборотов компании активов, что приводит к финансовым затруднениям;
  • отражение кризисного экономического положения предприятия;
  • свидетельство постоянного роста темпов развития компании, увеличение реализуемой продукции, если сохраняется приемлемая пропорция в коэффициенте соотношения с кредиторской задолженностью.

Высокий показатель дебиторки присущ предприятиям с высоким уровнем реализации. Однако при превышении значения в 10 руководству следует полностью пересмотреть основы деятельности, механизм взаимодействия с контрагентами, схему предоставления исполнения – отгрузки товаров или выполнения услуг.

Чем выше объем продаж, тем больше оборотных средств требуется для активной работы компании.

Более опасной считается ситуация бездействия, когда задолженность резко уменьшается или близка к нулю.

В этом случае следует говорить о фактическом отсутствии деятельности предприятия. Либо это может быть вопрос плохого качества продукции, которая не востребована у покупателей.

Понимание величины дебиторской задолженности не объективно без расчета и выявления причин установления размера долгов в отношении кредиторов. Только комплексное сравнение двух показателей дает возможность реально оценить финансовую ситуацию.

Для выявления причины и последствий увеличения дебиторки необходимо применить комплексный подход. С целью стабилизации ситуации, в качестве варианта, можно применить повышение цен на реализуемую продукцию по повышенной цене с условием предоплаты.

Как рассчитать

Производится расчет показателя дебиторской задолженности согласно данных бухгалтерского учета. Для этого в балансе предусмотрена одноименная строка 1230.

В ней отражается общая сумма всех долгов, собранных по дебиторам, с которым заключены соглашения у организации. Указываются наименования контрагентов, сроки погашения обязательств.

Суммы появляются в результате проведения сверки расчетов. Обязательно проведение инвентаризации на 1 число месяца после завершения отчетного периода, в котором возникли основания для включения суммы в баланс как задолженности.

Затем выявляются долги, сроки уплаты которых не наступил, истекшие. Проводится классификация на сомнительные – по которым проведение оплаты мало вероятно в связи с низким имиджем и трудным финансовым положением заказчика или покупателя.

А также на безнадежные – когда достоверно известно, что материальных средств для покрытия долга у предприятия в наличии нет, или оно находится в процедуре банкротства, либо ликвидировано.

По сомнительным долгам образуется резерв, если имеются непогашенные вовремя и необеспеченные залогом, поручительством, банковской гарантией или другими способами обязательства.

Далее оформляется задание на списание по бухгалтерскому балансу. Только после этого полученная величина вписывается в строку 1230 бухгалтерской отчетности.

Принимается на практике для расчета дебиторской задолженности (ДЗ) обычно такая формула: ДЗ = дебетовое сальдо (сч. 60 + сч. 62 + сч. 68 + сч. 69 + сч. 70 + сч. 71 + сч. 73 + сч. 76) – сч. 63

Общее значение зависит от наличия или отсутствия дебетового сальдо, резерва по сомнительным долгам.

Если переплат по налогам и взносам в бюджет нет, авансы сотрудникам не выдаются, отгрузка товаров происходит только при условии 100% предоплаты, то формула будет выглядеть следующим образом: ДЗ = дебетовое сальдо (сч. 60 + сч. 62 + сч. 76).

Отслеживание

Если долг не оплачивается в течение 30 – 45 дней после наступления срока для внесения платежа, он переводится в категорию просроченного. За контрагентом закрепляется отрицательная репутация.

В бухгалтерском учете долг контролируется по каждому договору и контрагенту для удобства мониторинга ситуации и создания эффективной системы деятельности предприятия.

Особенности имеют сделки по реализации товарно-материальных ценностей. До момента, пока объекты не оплачены, они остаются в собственности предоставившего их лица, а не владении получателя.

В связи с этим дебиторская задолженность по таким обязательствам не устанавливается, организация вправе требовать возврата ТМЦ в натуре на основании вещного права или заявлять о предоставлении компенсации в связи с причинением убытков.

Показатель дебиторской задолженности учитывается при расчете коэффициента финансовой устойчивости, ликвидности и платежеспособности компании, оборачиваемости активов.

Расчет суммы осуществляется для эффективного исполнения управленческих функций, формирования отчета в бухгалтерии и для целей налогообложения, учета финансовых показателей и оценки деятельности фирмы.

Управление дебиторской задолженностью предприятия

Заключение любой сделки должно происходить при условии предварительной оценки репутации контрагента, его платежеспособности и стабильного финансового положения.

Одной из мер снижения рисков является страхование дебиторской задолженности. Постоянный мониторинг деятельности контрагентов, колебания коэффициента соотношения долгов дебиторов и кредиторов предотвратит снижение прибыли предприятия и сокращение темпов его деятельности.

Вместе с тем резкое снижение показателя задолженности дебиторов также может свидетельствовать о финансовых проблемах предприятия.

На коэффициент соотношения с кредиторской задолженностью также влияет, привлекаются ли средства для развития предприятия со стороны, например, за счет займов.

Видео (кликните для воспроизведения).

Особенности обращения на взыскание дебиторской задолженности вы можете найти тут.

Источники


  1. Миронов, Иван Борисович Суд присяжных. Стратегия и тактика судебных войн / Миронов Иван Борисович. — М.: Книжный мир, 2015. — 216 c.

  2. Зильберштейн А. А. Земельное право. Шпаргалка; РГ-Пресс — Москва, 2010. — 797 c.

  3. Панов, В.П. Сотрудничество государств в борьбе с международными уголовными преступлениями: учеб пособие; М.: Юрист, 2011. — 160 c.
  4. Волеводз, А. Г. Международный розыск, арест и конфискация полученных преступным путем денежных средств и имущества (правовые основы и методика) / А.Г. Волеводз. — М.: Юрлитинформ, 2015. — 477 c.
  5. Воробьев, А. В. Теория адвокатуры / А.В. Воробьев, А.В. Поляков, Ю.В. Тихонравов. — М.: Грантъ, 2015. — 496 c.
Письмо контрагенту о погашении дебиторской задолженности пример
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here